Mehr Produktivität mit Evernote – Shownotes

Herzlich willkommen zu einer weiteren Ausgabe von MARKENKONSTRUKT.FM. Wie Du weißt, geht es bei uns um das Thema „Digitale Markenführung“ und heute in meiner Soloshow möchte ich das Thema „Produktivität“ näher beleuchten. Ganz speziell mit einem Programm, das ich schon seit Jahren benutze und das wir auch bei uns im Büro im Team nutzen. Und zwar geht es um das Programm Evernote.

 

Ich bin von Evernote so begeistert, dass ich mir überlegt habe, hier einfach zu diesem Thema, der Software, eine Show zu machen und möchte Dir einfach an dieser Stelle gleich eine Empfehlung mit auf den Weg geben. Und zwar verfolge ich im Internet immer wieder die Website von Lars Bobach. Ein Mann der sich wirklich super um das Thema Produktivität kümmert, der die Sachen testet, die Sachen vorstellt und dank Lars bin ich up-to-date. Also ich muss wirklich sagen, ich verfolge das immer ganz gespannt und aufgeregt, wenn etwas Neues auf Twitter und Co. kommt und kann Dir das nur wärmstens ans Herz legen. Ich persönlich kenne Lars Bobach überhaupt nicht. An dieser Stelle: Hallo Lars, wenn Du das hörst, würde ich mich freuen, Dich vielleicht in einer der nächsten Shows hier begrüßen zu können. Ich verlinke Dir die Website von Lars Bobach natürlich in den Shownotes zu dieser Folge.

 

Zurück zu Evernote. Bevor ich Dir ein bisschen mehr von diesem Tool erzähle, möchte ich Dir kurz ein Problem schildern, das ich persönlich selbst hatte, bevor ich es verwendet habe. Und zwar sitze ich gerade hier an meinem Schreibtisch und rechts von mir steht ein Regal und in diesem Regal sind fünfzehn Notizbücher, mit dem, was ich in den letzten sieben, acht Jahren geschrieben habe. Also so ungefähr zwei Notizbücher pro Jahr. Das sind Notizbücher, die sind DIN A4 groß und haben vielleicht sechzig Seiten. Es war für mich immer wichtig und gut dort auf Papier zu schreiben, das muss ich wirklich sagen. Also ich habe das gern gemacht und habe auch da auch gerne reingescribbelt, das war mein Scatch-Book. Es hat mir einfach Spaß gemacht, diese Notizbücher zu füllen.

 

Und dort ist eigentlich alles gelandet, was irgendwie am Tag anfiel. Ob das To Do’s waren, Protokolle, Mitschriften von irgendwelchen Terminen, Scribbles von irgendwelchen Layouts oder Strategieprozessen - also all das ist dort in diesen Notizbüchern gelandet. Aber auch Ideen, die ich gerade im Kopf hatte, die unbedingt aufgeschrieben werden mussten, damit sie nicht in Vergessenheit geraten. Und genau das ist das Problem.

 

Diese 15 Notizbücher, die jetzt hier in diesem Regal stehen, die sind in Vergessenheit geraten, denn mal ganz ehrlich: Liest Du Deine Notizbücher der letzten Jahre regelmäßig durch? Ich meine, das werden ja immer mehr und das ist ja dann schon ein umfängliches Thema. Man beschäftigt sich im Moment ja gerade mit anderen Projekten und Aufgaben. Wann denkt man daran, die Notizbücher der letzten zehn Jahre zu lesen?

 

Um es kurz zu machen und auf den Punkt zu bringen: Der Inhalt dieser Notizbücher, klar ist in diesen Büchern manifestiert, aber er ist nicht abrufbar und da ist genau das Problem, bzw. da kam die Lösung Evernote, die mir das ganze Thema im Grunde erleichtert. Das heißt alles, was an meinem Arbeitstag oder auch in meinem Privatleben stattfindet und aufgeschrieben werden muss, schreibe ich in Evernote und habe über eine wirklich komfortable Suchfunktion - das ist eigentlich das Herzstück von Evernote - die Möglichkeit, alle Inhalte wiederzufinden. Ich scanne jede Rechnung ein ; ich lege dort PDF-Dokumente ab; ich lege dort Layouts ab, Fotos. Wenn ich einen tollen Italiener auf einer Geschäftsreise oder im Urlaub entdeckt habe, dann mache ich ein Foto von dem Schild und lade das alles in Evernote und Evernote findet alles wieder, wenn ich in die Suchfunktion den Suchbegriff eingebe. Das heißt, wenn ich zur Zeit an einem Projekt arbeite und mich erinnere, ich hatte doch da mal eine Idee zu dem Thema, dann benutze ich Evernote wie Google und finde die Inhalte einfach wieder. Ich mache das jetzt schon seit drei, fast vier Jahren und es ist sensationell, wie die Inhalte für mich wieder verfügbar werden.  

 

An dieser Stelle vielleicht auch noch mal der Aufruf an Dich: Vielleicht kennst Du ein Tool, was ähnlich funktioniert oder ähnlich mächtig ist. Mir ist nämlich keines begegnet. Ich will hier keine Werbung für Evernote machen. Also, wenn Du eine Software hast, die Ähnliches kann, dann freue ich mich über Deinen Kommentar auf unserem Blog oder wenn Du hier eine Empfehlung geben kannst, wie Du arbeitest, wie Du alles digital abrufbar machst - genau darum geht es - dann würde ich mich total freuen, von dieser Software zu erfahren. Bis dahin werde ich Evernote wohl weiter benutzen.  

 

Ganz spannend fand ich jetzt auch die Aktualisierung der Apple Software. Da wurde das Thema „Notizen“ auch weiter vorangetrieben. Das fand ich damals schone eine coole Idee, dass das überhaupt funktioniert hat. Leider ist die Entwicklung nicht wirklich so sensationell, wenn man Evernote gewohnt ist. Für einen selber mag es wohl gehen, aber wenn man in einem Team arbeitet und wirklich umfängliche Notizen oder Präsentationen oder Strategiekonzepte vorbereitet, dann braucht man schon ein professionelles Tool und das ist Evernote. Ich kann es also wirklich wärmstens empfehlen.

 

Das vielleicht kurz zu meinem Problem - vielleicht ist es auch Dein Problem. Ich denke, dass es gerade im Blick auf die Zukunft wichtig ist, dass wir unsere Gedanken, vor allem unsere Ideen - also wenn wir uns schon die Mühe machen, eine Idee aufzuschreiben, dann müssen wir die Idee auch wiederfinden können und das in kürzester Zeit. Was übrigens an Evernote sehr schön ist, dass ich das ganze Thema am Mac abrufen kann. Ich kann es auf dem iPhone abrufen. Ich kann es auf dem iPad abrufen. Es synchronisiert alles so sensationell.

 

Eine kleine Story dazu: Ich stand letztens im Autohaus, da wollte irgendeiner von mir den Fahrzeugbrief und die Einlagerungsnummer der Winterreifen haben. Ja, was mache ich? Ich hole mein Handy raus und kann auf diese Daten zugreifen. Über mein iPhone kann ich im Grunde auf die hinterlegten Dokumente, die ich gescannt habe - also Fahrzeugbrief, Reifeneinlagerungsdokumente und dergleichen - sofort zugreifen und kann Auskunft geben. Das ist wirklich super komfortabel.  

 

Kurz zu den Funktionen - ich selbst habe im Internet natürlich auch recherchiert. Wie benutzen andere das Programm Evernote? Wie organisieren die sich selbst oder auch im Team? Ich möchte Dir kurz erzählen, wie das bei uns funktioniert: Man hat in Evernote die Möglichkeit, in einem privaten und geschäftlichen Bereich, Notizbücher abzulegen. In dem privaten Bereich habe ich meinen ganzen Privatkram, angefangen von der Steuererklärung bis hin zu irgendeiner Rechnung, die gerade rein flattert und im geschäftlichen Bereich, in den geschäftlichen Notizbüchern, habe ich im Grunde für jeden Kunden ein Notizbuch und in dieses Notizbuch werden die Notizen von allen Teammitgliedern abgelegt. Der eine schreibt für die MARKENKONSTRUKT Company Blog-Artikel, der andere macht einen Podcast, wie ich jetzt. Oder wir brauchen neue Visitenkarten oder bereiten gerade eine Präsentation vor. Also jede Notiz ist dort wirklich für sich wie ein Teilprojekt des großen Ganzen. Wenn ich dann die Info bekomme, dass dort eine Notiz für mich hinterlegt ist, die ich mir anschauen soll, wie zum Beispiel ein Protokoll, dann gehe ich einfach in das Notizbuch MARKENKONSTRUKT und dort finde ich das Protokoll, das in der Regel ganz oben liegt, weil es als letztes von einem Mitarbeiter bearbeitet wurde. Ich kann darauf zugreifen, kann Änderungen vornehmen, kann auch in der Businessversion von Evernote eine Änderungsverfolgung sehen, also eine Versionisierung, ist dort abgelegt - super komfortabel.

 

Man kann in Evernote über das Work-Chat kommunizieren. Da muss ich hier allerdings mal einen kleinen Abstrich machen, sodass wir das Programm nicht zu sehr in den Himmel loben. Da ist noch Luft nach oben. Der Work-Chat ist, ehrlich gesagt, nicht ganz so komfortabel gemacht, das muss man wirklich sagen. Wir benutzen es, um Notizen oder Notizbücher zu teilen. Ich kann also einem Mitarbeiter sagen: “Hier ich habe da eine Notiz, die will ich mit Dir teilen” und dann kann ich diese Notiz an diesen Mitarbeiter freigeben und der kann sie dann bearbeiten bzw. anschauen. Das kann man dann unter den Rechten der Rollenverteilung einstellen.

 

Was nicht gut funktioniert und deswegen ist es eigentlich kein Work-Chat. Man arbeitet nicht so wirklich in dem Programm, denn ich bekomme den Link zu einer Notiz und dann daraus entsteht eine Korrespondenz. Man tauscht sich dann darüber aus und nach fünfzehn Korrespondenzen hat man keine Lust mehr, nach oben zu scrollen, um zu gucken, auf welches Notizbuch oder auf welche Notiz bezieht sich diese Korrespondenz gerade. Das ist noch nicht wirklich gut gelöst. Da müsste man noch einmal nachlegen, wenn man wirklich damit arbeiten möchte. Für unsere interne Kommunikation verwenden wir ein anderes Tool, aber das erzähle ich Dir dann in einer weiteren Folge bei MARKENKONSTRUKT.FM.  

 

Sehr spannend finde ich auch den Präsentations-Modus in Evernote. Das heißt, das was wir so kennen, wie PowerPoint - der Klassiker - ich erstelle eine Präsentation, Folie für Folie. Das klappt in Evernote eigentlich auch ganz gut. Es ist nicht PowerPoint, das muss man gleich vorweg sagen, aber ich kann eine oder mehrere Notizen über einen Präsentations-Modus auf zum Beispiel meinen aktuellen Bildschirm oder auf einem Zweitbildschirm präsentieren und kann dort die Inhalte so strukturieren, dass ich sage, dieser Part, dieses Bild, diese Headline, dieser Text soll jetzt auf der ersten Folie erscheinen, das auf der Zweiten und so weiter. So kann ich mir das Ganze strukturieren. Es sieht auch wirklich cool aus und was mich begeistert: Es ist einfach und schnell. Das ist wirklich sehr cool, gerade für interne Meetings, wenn jemand eine Recherche vorstellen möchte, dann kann er dort wirklich alles sammeln, ablegen, präsentieren und natürlich über die Suchfunktion wiederfinden. Das ist wirklich eine richtig coole Idee, das in einem Programm abzubilden.  

 

Eine weitere coole Funktion von Evernote ist, wenn Du mit Deinem Browser im Netz unterwegs bist - ich benutze Safari - dann gibt es ein Plug-In, das nennt sich Evernote Web Clipper. Dort kannst Du zum Beispiel Webseiten speichern. Wenn ich sage Webseiten speichern, dann meine ich, den Inhalt der Website speichern. Das Plug-In schickt nicht nur einen Link zu Evernote, um auf den Link dann irgendwann zugreifen zu können - das natürlich auch, aber vor allen Dingen auch den Text, den Du dort liest und darauf will man ja später mal zugreifen - genau diesen Text legt Evernote ab und macht das Ganze zugreifbar. Ganz spannend bei Recherchen, um diesen Text wiederzufinden, den ich dort online gelesen habe: Wenn ich da nur einen Link hätte, dann würde dieser Link in einem Jahr vielleicht nicht mehr aktuell sein und diese Information wäre einfach weg. Diese habe ich dann eben in Evernote gespeichert. Auch eine sehr, sehr coole Funktion.  

 

Was auch nicht vergessen werden darf ist die Idee oder auch das Konzept, dass ich E-Mail, die ich bekomme, an eine Evernote-E-Mail-Adresse weiterleiten kann. Auf diese Idee sind jetzt viele Software-Tools gestoßen, wie zum Beispiel Highrise oder asana. Super spannend und super wichtig für Evernote, um einfach seinen eigenen E-Mail-Postkasten leer zu bekommen. Wenn dann ein Dokument, also auch Datei-Anhänge, wichtig sind, die abgelegt werden müssen, dann kann man das wunderbar machen, indem man diese E-Mail einfach an Evernote weiterleitet. Dann landet das alles in einem Notizbuch, was man als ein Standard-Notizbuch definiert hat und man kann das dann irgendwann, wenn man Zeit hat, weg sortieren, dahin, wo es dann entsprechend hingehört. Also auch eine ganz coole und für mich persönlich sehr wichtige Funktion, um Dinge gut und nachvollziehbar abzulegen.  

 

Das waren eigentlich schon die Funktionen, die mir persönlich einfach mal wichtig waren, um sie Dir in dieser Podcast-Folge zu erzählen. Wie schon empfohlen: Unbedingt Lars Bobach anschauen. Der hat da wirklich das Ganze auch noch einmal bebildert. Das ist jetzt natürlich in einem Audio-Podcast ein bisschen schwierig klarzumachen. Aber ich glaube, dass eingangs beschriebene Problem, was ich hatte, um auf meine Informationen, die ich mühsam über Jahre gesammelt habe, zuzugreifen, ist glaube ich, gut rübergekommen. Ich denke, Du wirst an der ein oder anderen Stelle vielleicht ein ähnliches Problem haben. Ich wäre total gespannt, wie Du das jetzt löst. Wie greifst Du auf Informationen und Inhalte zu, die Du über Jahre gesammelt hast? Ich kenne wirklich ein paar Experten, die sammeln alle E-Mails - das finde ich sehr beeindruckend - und nutzen dann die Suchfunktion im E-Mail-Programm. Das funktioniert sicher für einen persönlich aber in einer Kollaboration, also Arbeit im Team, ist es dann natürlich schwierig, weil die anderen keinen Zugriff auf meinen E-Mail-Account haben. Bedingt sicher absolut machbar, aber wie arbeitest Du mit einem Team von entweder Kollegen, Mitarbeitern oder auch Externen? Dann fängt es an, spannend zu werden - und hoffentlich nicht zu komplex.

 

Damit bin ich eigentlich schon am Ende mit meiner Soloshow. Wie Du vielleicht schon weißt, bin ich super interessiert an Programmen und bezeichne mich selbst auch immer als Beta-Tester. Ich freue mich über Inspirationen, Vorschläge oder Anregungen von Tools, die Du verwendest. Ich bedanke mich für’s Zuhören und wünsche Dir eine schöne Zeit. Bis bald!