Effiziente Projektprozesse mit Asana

Hallo und herzlich Willkommen. Hier ist Norman, von MARKENKONSTRUKT.FM. Schön, dass Du wieder rein hörst. Heute mit einer Soloshow.  

 

Ich möchte Dir ein cooles Tool vorstellen, das wir selbst bei uns im Einsatz haben, um unsere kleinen, wie großen Projekte zu managen. Vor allen Dingen im Team zu managen und natürlich produktiv zu arbeiten, egal an welchem Standort wir uns gerade befinden oder wo wir arbeiten wollen oder mit welchem Endgerät wir letztendlich die Projekte umsetzen.

 

Ein ganz wesentlicher Punkt bei der Auswahl eines solchen Tools, war bei uns das Thema Zusammenarbeit mit externen Kollegen, externen Partnern, Freelancer aber eben auch Kunden. Und genau hier sollte die Software so simpel und einfach funktionieren, dass wir ohne großen Schulungsaufwand dieses Organisationstool einsetzen könnten. Wir haben natürlich selber das ein oder andere ausprobiert, sind über Basecamp, Wrike - also, wir haben die unterschiedlichsten Softwareprogramme probiert. Wir haben, wie du weißt, auch Evernote im Einsatz. Wir haben uns Speedtricks angeschaut. Wir haben uns Activ Collab angeschaut. Es gibt unzählige Online-Lösungen im Markt, um wirklich produktiv miteinander zu arbeiten.

 

Was am Ende nicht so wirklich überzeugt hat, entweder wurden mobile Endgeräte, wie iPhone, iPad oder Android Tablets nicht wirklich gut unterstützt. Hier fehlten wirklich wesentliche Funktionen, um wirklich mobil zu arbeiten und nicht unbedingt vom Laptop abhängig zu sein oder die Weiterentwicklung der Tools hat dann dazu geführt, dass sie zu komplex wurden. Das ist auch ein ganz wesentlicher Punkt bei der Auswahl eines Produktivitätstools. Verzichte einfach auf Funktionen bzw. schau, dass wirklich die wesentlichen Funktionen dabei sind, aber dieses Tool wird niemals alles können und dieses Tool wird es niemals geben, was wirklich alle Prozesse in einem Unternehmen abbildet. Dafür sind die Unternehmen viel zu individuell.

 

Das ist auch ein wesentlicher Aspekt, den wir auch immer wieder erleben, wenn wir in Unternehmen wirklich Prozesse beraten. Dann fällt die Auswahl auf ein solches Tool immer schwer, denn man muss sich einfach von diesem Gedanken verabschieden, dass man einen Produktivitätsprozess etabliert und DIE Software im Markt findet, die für Dein Unternehmen funktioniert. Das ist fast ausgeschlossen. Dann entwickelt, also man programmiert es am Ende selbst aber es gibt nichts, was wirklich für jedes Unternehmen passt.

 

Deshalb - und jetzt kommt endlich der Name des Tools - haben wir uns letztendlich für asana entschieden. Ich will Dir heute in dieser Soloshow kurz erzählen, warum wir letztendlich asana den Vorzug gegeben haben und was uns an diesem Tool in unserer täglichen Arbeit begeistert.  

 

asana funktioniert im Browser, ist webbasiert, aber auch auf allen verfügbaren Endgeräten: iPhone, Android, iPad, Tablett, völlig egal - es funktioniert überall und ist so aufgebaut,  und das war eben auch ein ganz besonderer und wichtiger Punkt für uns, dass wir die Projekte so organisieren können, dass wir sagen: Wir haben Kunden A, B und C und innerhalb des Kunden A habe ich 10, 15 Projekte und innerhalb dieser Projekte habe ich in jedem einzelnen Projekt entsprechende Aufgaben und in diesen Aufgaben habe ich die Möglichkeit, Teilaufgaben zu setzen. Das sage ich deshalb so eindringlich, denn das hat nicht wirklich jede Software. Ich habe manchmal das Gefühl, dass die Produktivitätstools, die so im Internet herumfliegen, die Idee haben, dass sich zum Beispiel eine Marketingabteilung mit so einem Tool ausstatte. Dann bin ich in einer Firma und habe verschiedene Projekte auf einer Ebene und dann kann ich diese Ebene benutzen, um diese Projekte zu strukturieren. Wenn ich aber eine Agentur habe oder eine Unternehmensberatung, so wie wir, dann habe ich einfach mehrere Kunden und nicht nur die Betreuung eines Content-Management-Prozesses - einmal -, sondern dann habe ich das vielleicht fünfmal, weil ich fünf Kunden mit dem gleichen Thema habe.  

 

Das war uns ganz besonders wichtig. In asana nennt sich das Teams - das heißt, ich lege ein Team an. Das heißt, fünf meiner Mitarbeiter arbeiten dann auf Kunde A und andere fünf - es gibt natürlich auch Überschneidungen - arbeiten auf Kunden B, die nächsten fünf auf Kunden C und so weiter. Innerhalb dieser Teams, die wir dann als Kunden benannt haben, kann ich die Projekte ablegen. Dann kann ich zum Beispiel sagen: Kunde A hat das Thema Content Marketing, Unternehmensstrategie, Internetauftritt usw. Dann folgen die ganzen einzelnen Projekte.

 

Interessant ist dann, wenn ich in das Team, also den Kunden A, hineingehe, dann habe ich dort meine ganzen gelisteten Projekte, die ich angelegt habe. Ich habe eine gute Rechterollenverwaltung, kann also sagen, ich lade diese fünf Leute in mein Team Kunde A ein und kann dann entscheiden, ob die jeweiligen einzelnen Projekte für das ganze Team sichtbar oder ausgeblendet sind oder auf Anfrage die Teammitglieder beitreten können. Das ist wirklich eine super Geschichte.

 

Mit Externen funktioniert das Ganze auch sehr gut. Das heißt, ich kann entscheiden, ob ich die Externen schon auf der Team-Ebene draufschauen lassen möchte. Das heißt, die können den Kunden mit allen Projekten sehen oder die Projekte, für die sie freigeschaltet werden. Ich kann dem Externen sagen, er ist nur auf ein Projekt freigeschaltet oder - und jetzt gehen wir auf die Aufgabenebene - ich kann dem Externen sagen, er kann nur die Aufgaben oder nur die Teilaufgabe sehen. Ich kann das wirklich so granulieren, so einstellen, dass der Externe wirklich nur das zu sehen bekommt, was er sehen darf oder was er sehen soll. Das war wirklich ein ganz wichtiger Aspekt und meiner Erfahrung nach brauchst Du keine Schulung. Jeder, den ich dort einloggen konnte und das waren keine Digital-Natives, konnte sofort mit dem Tool arbeiten. Das war wirklich großartig. Es war keine Einarbeitungszeit notwendig. Das war wirklich super.  

 

Weiter gehts: Wir sind also im Kunden A. Ich habe dort mein Team definiert, habe dort meine Projekte definiert, habe auch innerhalb der Projekte definiert, wer dort reinschauen kann und kann jetzt quasi in die Projekte reingehen und dort meine Aufgaben anlegen. Ich habe die Möglichkeit der Teamkonversation, entweder auf der Kundenebene, dann erreiche ich wirklich alle, die den Kunden sehen können, unabhängig in welchem Projekt sie geloggt sind oder ich kann eine Teamkonversation innerhalb eines Projektes machen, was natürlich sehr charmant ist, weil ich damit nicht alle Teammitglieder belästigen muss, sondern nur die, die auf das Projekt geloggt sind.

 

Ich benutze übrigens asana so, dass ich keine E-Mails aus dem System bekomme, sondern ich wirklich jeden Tag dort reinschaue. Ich habe dort meine Inbox und in diese Inbox kommen dann alle Korrespondenzen, wie Posts oder Kommentare zu Themen. Ich arbeite die dann ab, archiviere die dann, lege sie also, wenn sie abgearbeitet sind, ab. Ich erstelle mir da nicht jedes Mal eine To-Do und so halte ich wirklich mein E-Mail Postfach clean und muss nicht alles doppelt abfragen.

 

Neben dem My-Inbox-Bereich, gibt es auch einen My-Task-Bereich, wo ich meine Aufgaben ablegen kann, ich kann diese entweder direkt in die Kunden oder Projekte ablegen oder, so mache ich das immer, wenn ich unterwegs bin, lege ich mir auf dem iPhone eine To-Do an, was ich nicht vergessen darf und weise mir diese selber zu, setzte mir eine Deadline oder auch nicht und dann landet das alles unter dem Bereich My-Task-Bereich. Ich kann dann später alles noch in die Projekte verschieben, das geht in asana wirklich super cool mit Drag & Drop. Es ist wirklich eine richtig smarte Anwendung.  

 

Ein echtes Killer-Feature ist die Suche. Man findet wirklich sehr schnell alles. Auch Dateien, die man hochgeladen hat, wie zum Beispiel PDFs und deren Inhalte. Auch die werden durchsucht und was ich auch machen kann: Über die Suche kann ich einen gewissen Filter setzen und mir die Suche speichern und ich kann meinen Workflow so anpassen, dass ich zum Beispiel sage: Zeige mir die To-Do an, die ich delegiert habe; die ich also einem Mitarbeiter oder einem Kollegen gegeben habe. Die sehe ich dann dort in einer Liste. Das ist also auch super praktisch.  

 

Die Oberfläche von asana ist auch echt „designy“. Das macht echt Spaß. Es hat so ein bisschen den Facebook-Charakter. Eine Aufgabe oder Teilaufgabe ist so etwas wie ein Post und die Leute können dann in den Kommentaren entweder ihren Text schreiben, ihre Antwort schreiben oder auch Dateien hochladen. Hier werden, soweit ich weiß, auch alle Dateiformate unterstützt. Ich habe jetzt noch keinen Fall gehabt, wo irgendeine Sound- oder Audiodatei nicht erkannt wurde. Das wird dort alles abgelegt. Ich kann mich selbst oder andere als Follower einer To-Do oder einer Teilaufgabe - man unterscheidet ja Aufgabe und Teilaufgabe, oder Aufgaben. Eine To-Do oder Aufgabe kann natürlich verschiedene Teilaufgaben haben. Ich kann hier wirklich die Follower setzen, das heißt, wenn ich auf einer Aufgabe nicht geloggt bin, mich aber das Thema interessiert, auch wenn ich dazu nichts beizutragen habe, kann ich die Korrespondenzen verfolgen, kann mich da drauf setzen, wenn mir das wichtig ist oder mich auch entsprechend wieder abmelden. Also, eine super coole Geschichte.

 

Auch, ist es wirklich nett gemacht, kann man Herzchen vergeben. Herzchen sind quasi die „Likes“, wenn mir irgendwas gefällt oder ich mit irgendwas einverstanden bin, dann vergebe ich immer Herzchen und die Leute wissen dann, ohne dass ich etwas Schreiben muss: OK, das ist jetzt freigegeben oder damit bin ich einverstanden, das finde ich gut. Das ist auch eine ganz nette Funktion. Es ist wirklich sehr übersichtlich gemacht.  

 

Ein sehr schönes Feature ist auch die Zeiterfassung. Wir benutzen HARVEST, was eine andere App ist, die man hier aber integrieren kann, also man kann die Accounts miteinander verbinden. Das ist auch sehr praktisch, damit ich nicht zwischen zwei Oberflächen hin- und herspringen muss, sondern man kann alles direkt in asana machen.  

 

Das soll es erst einmal gewesen sein. Das sind die wesentlichen Funktionen. Es lohnt sich auf jeden Fall. Ich kenne die vorhergehende Version von asana. Die war nicht so meins. Aber diese Version ist wirklich anschauenswert. Wir setzen das ein und ich kann Euch sagen, dass wir in wirklich kurzen Zeitenabständen tolle Projekte rocken, also wirklich rocken. Das geht hier super schnell. Es ist eine kleine Eingewöhnungszeit wie bei jeder anderen Software auch nötig, aber dann könnt Ihr wirklich super, super schnell mit Eurem Team agieren und Euch die Sachen austauschen. Es macht vor allen Dingen echt Spaß. Das ist ja immer so ein ganz wichtiger Punkt in der Akzeptanzschaffung im Team. Macht die Software Spaß oder gefällt sie nur einem. Also, vielleicht machen wir dazu mal eine eigene Postcast-Show, eine eigene Podcast-Folge, wie wir es schaffen können, im Team Akzeptanz für solche Tools herzustellen, weil: Entweder es benutzen alle oder es benutzt keiner. Das muss klar sein. Das haben wir hier im Team gut geschafft. Wir nutzen das Tool alle gern. Davon gehe ich zumindest aus. Aber ich frage noch einmal nach.  

 

Ok, das soll es für heute gewesen sein. Ich bedanke mich fürs Zuhören und freue mich natürlich über Anregungen, Feedback. Bitte auch diesen Podcast bei iTunes bewerten, egal ob eine positive oder negative Bewertung. Ich freue mich über jedes Feedback, um das hier wirklich für Dich weiterzuentwickeln, um besser zu werden und vielleicht auch Themen anzusprechen, die Dich besonders interessieren. Also, wirklich Feedback bei iTunes und letztendlich auch auf unserer Website www.markenkonstrukt.de.  

Wie gesagt: Ich bedanke mich fürs Zuhören. Eine schöne Zeit und bis bald.