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Die neue schlanke Linie im Management

 

Überflüssige Kilos stören nicht nur, sie machen auch langsamer und sorgen dafür, dass dir schnell die Luft ausgeht. Und genauso geht es auch deinem Unternehmen: Ballast macht es langsam und ineffizient. Abhilfe schafft hier der ursprünglich von Toyota entwickelte Lean-Ansatz. Bezog sich dieser anfangs nur auf Produktionssysteme, wurde die Philosophie des schlanken Arbeitens inzwischen auch auf zahlreiche andere Bereiche wie Management und Start-ups ausgeweitet. Wir zeigen dir im folgenden Artikel, wie Lean Management sowie Lean Startup funktionieren und wie du diese Ansätze erfolgreich für dein Unternehmen nutzen kannst.

 

Leanmanagement – das steckt dahinter

 

Das Vermeiden von Verschwendung, unnötigen Ausgaben und Kosten, Fehlern sowie das Erreichen bestmöglicher Qualität – so lässt sich Lean Management kurz und knackig beschreiben.

 

Lean Management bedeutet übersetzt schlankes Management. Schlank bezieht sich hierbei auf die effiziente Gestaltung der kompletten Wertschöpfungskette. Der Ursprung des Begriffs lean im Zusammenhang mit Industrie geht in die 1990er-Jahre zurück. Damals veröffentlichten Daniel Roos, Daniel T. Jones und James P. Womack das Buch „Die zweite Revolution in der Automobilindustrie“, in dem sie die qualitativ besonders hochwertigen sowie effizienten Produktions- und Entwicklungssysteme in der Automobilindustrie als Lean Production bezeichneten. Als Goldstandard der Lean Production gilt nach wie vor das Toyota Produktionssystem.

Da Lean Production und Lean Management ihren Ursprung in der Automobilindustrie haben, stießen beide Ansätze vor allem in eben dieser Industrie auf sehr große Resonanz. Als Lean Management wurde das Prinzip der schlanken Produktion – auch übertragen auf eine schlanke Führung – auch in anderen Bereichen populär. So wurden die Grundprinzipien von Lean Production mit der Zeit auch auf andere Sektoren übertragen und es entstanden neben Lean Management auch Lean Engineering, Lean Selling, Lean Construction, Lean Medicine, Lean Government und Lean Administration. Als jüngster Spross der schlanken Linie gilt Lean Startup, das durch die Publikationen von Eric Ries große Popularität erlangt hat und sich mit schlanken Start-ups sowie schlanken Prozessänderungen in bestehenden Unternehmen beschäftigt.

Obwohl die beschriebenen Prinzipien im Grunde immer dieselben sind, hat inzwischen dennoch eine Bedeutungsverschiebung stattgefunden. So steht im Lean Management nicht mehr eine schlanke Produktion im Vordergrund, sondern eine schlanke Führung. Dabei handelt es sich nun um eine neue Führungsphilosophie, die in ihren Grundzügen an die Idee der Lean Production angelehnt ist. Die ursprüngliche Idee wurde jedoch erweitert und für den Bereich Management adaptiert.

 

Das Toyota Produktionssystem als Vorbild für Lean Management

 

Die Ursprünge des Lean-Prinzips liegen beim japanischen Automobilhersteller Toyota, der bereits seit Mitte des 20. Jahrhunderts auf schlanke Prozesse in Produktion und Management setzt. So konnten stabile Prozessorganisationen als Grundlage des bekannt hohen Qualitätsniveaus gestaltet werden.

 

Heute wenden so gut wie alle Branchen Lean Management mit großem Erfolg an. Dabei geht es längst nicht mehr nur um Lean Production, sondern auch um Lean Administration, Lean Maintenance und eben Lean Management. Zahlreiche Unternehmen setzen hierbei auf Lean Projekte, deren Vorbilder das Toyota Production System ist.

 

Werte schaffen ohne Verschwendung – die Ziele von Lean Management

 

Wie du dir bei der Übersetzung des Begriffs Lean – schlank – vielleicht bereits denken kannst, geht es bei Lean Management in erster Linie darum, Prozesse abzuspecken und von Ballast zu befreien.

 

So sollen für die Wertschöpfung nötige Aktivitäten optimal aufeinander abgestimmt und alles Überfüssige vermieden werden. Damit dies gelingt, muss das bestehende System sowohl aus der Perspektive des Kunden als auch aus jener des Unternehmens überprüft werden.

 

Der Kunde möchte:

  • optimale Verfügbarkeit
  • hohe Qualität
  • niedrige Preise
  • Individualität

 

Das Unternehmen hingegen möchte:

  • profitabel sein
  • eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit

 

Das flexible Erfüllen der Kundenwünsche ist eine Grundbedingung für das Erreichen dieser Ziele sowie für hohe Effizienz und wirtschaftliches Arbeiten. Prozesse müssen zwingend eine hohe Kundenorientierung aufweisen.

 

Dabei stellen einfache Organisationsmethoden, klar definierte Verantwortungsbereiche, exakte Schnittstellenbeschreibung und Prozessdefinitionen sowie ein rasches Reagieren auf Fehler wiederum die Grundlagen für die Etablierung stabiler Prozesse sowie die Produktion hochqualitativer Produkte dar. Letztendlich geht es darum, Verschwendung – japanisch muda – zu vermeiden.

 

muda – die sieben Arten von Verschwendung

 

Das japanische Wort muda beschreibt eine sinnlose Tätigkeit, die keinen Nutzen hat. Ins Deutsche wird dieses Wort am ehesten mit Verschwendung übersetzt, wobei muda im Gegensatz zu Verschwendung jedoch stets auch eine Beurteilung über den Nutzen enthält. So ist das Gegenteil von muda auch nicht Sparsamkeit, sondern Sinnhaftigkeit und Nützlichkeit.

 

Passender als Verschwendung ist daher unnötiger Aufwand als Übersetzung von muda. Dieser unnötige Aufwand wird in der Lean Production traditioneller Weise in sieben Arten unterteilt:

  • Transportation: Gibt es unnötige Wege und Prozesse bei der Materialbewegung?
  • Inventory: Gibt es Bestandslagerung, die unnötig Geld kostet?
  • Motion: Gibt es bei Bewegungen Einsparpotenzial?
  • Waiting: Gibt es unnötige Wartezeiten?
  • Over-Processing: Gibt es unnötige Prozesse?
  • Over-Production: Wird zu viel produziert?
  • Defects: Werden zu viele Fehler gemacht, die Nachbesserungen erfordern?

 

Es gibt durchaus auch Wirtschaftswissenschaftler, die den Ansatz der sieben muda kritisieren. So kann es ein Problem sein, dass die einzelnen muda miteinander korrelieren. Eine Reduktion der Bestände erhöht zum Beispiel den Bedarf an Bewegung. Das Reduzieren großer Fertigungslose hat hingegen automatisch auch die Reduktion der Bestände zur Folge. Daher solltest du die verschiedenen Wechselwirkungen zwischen den einzelnen mudas auf jeden Fall differenziert betrachten, bevor du konkrete Maßnahmen setzt.

 

Die wichtigsten Prinzipien von Lean Management

 

Lean Management orientiert sich an folgenden zehn Grundprinzipien, deren Befolgung zu einer schlanken Organisation führen soll.

  1. Absolute Kundenorientierung
  2. Hervorhebung der und Konzentration auf die eigenen Stärken
  3. Optimierung der Geschäftsprozesse
  4. Kontinuierliche Verbesserung der Qualität
  5. Unternehmensinterne Kundenorientierung dient als Unternehmensleitbild
  6. Teamarbeit, Empowerment und Eigenverantwortung
  7. Kundenorientierte und dezentrale Strukturen
  8. Führung wird als Service am Mitarbeiter verstanden
  9. Feedback- und Informationsprozesse sind offen
  10. Kultur- und Einstellungswandel innerhalb des Unternehmens

Neben diesen zehn Prinzipien gibt es noch weitere fünf Prinzipien, die als Orientierung bei der Überprüfung des bestehenden Systems dienen:

  1. Überprüfung des Wertes aus der Sicht des Kunden: Hier geht es darum, genau zu überprüfen, was sich der Kunde wünscht und was er erwartet. Die Produkte müssen in weiterer Folge exakt an diese Bedürfnisse angepasst werden. So soll der Kunde zu der für ihn richtigen Zeit an dem für ihn richtigen Ort ein exakt auf seine Bedürfnisse zugeschnittenes Produkt in höchster Qualität zum besten Preis erhalten.
  2. Identifikation des Wertstroms: Jene Prozesse, die für die Erstellung aller Leistungen nötig sind, sollen detailliert betrachtet werden. Dabei umfasst der Wertstrom alle Aktivitäten, die bei der Herstellung einer Dienstleistung oder eines Produktes unbedingt erforderlich sind. Durch die Konzentration auf diese wertschöpfenden Prozesse kann Verschwendung vermieden und gleichzeitig die Ausrichtung auf Kundenbedürfnisse unterstützt werden. Die Analyse des Wertstroms ermöglicht es, das ganze Produktionssystem auf diesen auszurichten, ihn bestmöglich zu unterstützen sowie alle Ressourcen zu nutzen.
  3. Umsetzung des Fluss-Prinzips: Das Fluss-Prinzip beschreibt den geglätteten und kontinuierlichen Ablauf der Produktion und ist eines der wichtigsten Gestaltungsprinzipien des Lean Managements. Das Ziel des Fluss-Prinzips ist es, Stopps zwischen den einzelnen Stationen des Produktionsprozesses sowie Engpässe zu beseitigen, Produktionsabläufe zu harmonisieren und auf den Wertstrom auszurichten. So ist es möglich, die Produktion effizient, flexibel und auftragsbezogen zu steuern.
  4. Einführung des Pull-Prinzips: Dass immer noch in vielen Unternehmen auf maximale Maschinenauslastung produziert wird, steht im starken Gegensatz zum Fluss-Prinzip und einer auftragsbezogenen Produktion. Gemäß dem Fluss-Prinzip wird nämlich erst dann produziert, wenn die die Bestände auf dem Minimum sind oder der Kunde bestellt hat. Beim Pull-Prinzip werden die Produkte nicht durch Vorgaben durch die Produktion gepusht, sondern vom Kunden mit seiner Nachfrage durch diese gezogen – eng. pull. Dadurch entfällt nicht nur teure Lagerhaltung, sondern es kann auch eine hundertprozentige Liefertreue ohne Überstunden erreicht werden.
  5. Das Anstreben von Perfektion: Kontinuierliche Verbesserung ist einer der Grundpfeiler von Lean Production und Lean Management. Daher ist es wichtig, ständig Perfektion anzustreben – auch wenn diese natürlich nie erreicht werden kann. Dieses Streben wird unter den Begriffen Punkt-Kaizen oder Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – KVP – zusammengefasst. Mitarbeiter sind aktiv dazu angehalten, Abläufe ständig zu hinterfragen und ihre Ideen einzubringen.

Die wichtigsten Methoden und Werkzeuge von Lean Management

 

Lean Management verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, der immer das gesamte System statt einzelner Punkte betrachtet. Dabei soll das Gesamtsystem so gestaltet werden, dass sowohl die Wünsche interner als auch externer Kunden bestmöglich erfüllt werden – und das selbstverständlich ohne Verschwendung.

 

Das ganzheitliche Produktionssystem entsteht bereits durch die Verschiebung des Fokus auf den Wertstrom und dessen Verbesserung. Angesetzt wird hierbei auf der Prozessebene, wobei spezielle Analysemethoden genutzt werden, um Verschwendung, Ineffizienz und versteckte Potenziale sichtbar zu machen.

Die Wertstromanalyse

 

Mithilfe der Wertstromanalyse können die involvierten Prozesse durch Symbole schematisch dargestellt werden. Dabei entsteht ein Bild des momentanen Ist-Zustandes, das die einzelnen Prozesse sowie den Gesamtzusammenhang der Produktionsabläufe transparent darstellt. Auf diese Weise können versteckte Unwirtschaftlichkeit wie etwa Nachbesserungen aufgrund fehlerhafter Qualität und sinnlose Aktivitäten entdeckt werden.

Der Wertstrom – also die Summe aller wertschöpfenden und nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten, die notwendig sind, um ein Produkt bis zum Kunden zu bringen – wird in zwei Hauptflüsse unterteilt: den Entwicklungsstrom und den Fertigungsstrom. Wertstrommanagement befasst sich daher mit der abteilungsübergreifenden Optimierung des Informationsflusses sowie des Materialflusses. Dabei werden verschiedene Arten des Wertstrommanagements unterschieden:

  • Einfach: Es werden nur wenige Symbole verwendet. Diese Form der Analyse gilt als kommunikationsfördernd.
  • Schnell: Die Informationen kommen ungefiltert direkt aus der Produktion. Dies ermöglicht ein schnelles Erkennen von Potenzialen sowie eine schnelle Erarbeitung sowie Realisierung des Soll-Zustands.
  • Ganzheitlich: Hier erfolgt eine integrierte Beobachtung der Informations- und Materialflüsse.
  • Zielorientiert: Hier erfolgen kontinuierliche Verbesserungen, die dem Erreichen eines zuvor definierten Soll-Zustandes dienen. Der Soll-Zustand wird in direkt umsetzbaren Teilschritten angestrebt.

Auf diese Weise sollen Überproduktion und die daraus resultierende Verschwendung eingedämmt werden. Überproduktion bringt zahlreiche Nachteile mit sich:

  • Sie erzeugt Bestände und diese verursachen wiederum Kosten.
  • Sie sorgt für einen höheren Platzbedarf.
  • Sie sorgt für einen erhöhten Bedarf an Handling und Transport.
  • Sie sorgt für einen höheren Steuerungsaufwand.
  • Sie vermindert die Transparenz.
  • Sie sorgt für deutlich höhere Durchlaufzeiten.
  • Sie macht es schwieriger, Termine einzuhalten.
  • Sie steht Teamwork im Weg.
  • Sie sorgt dafür, dass auch fehlerhafte Teile weitergegeben werden.

Du siehst: Verschwendung durch Überproduktion bringt zahlreiche Nachteile mit sich und gilt vielen Experten sogar als schwerwiegendste Art der Verschwendung. Umso wichtiger ist es daher, dass du sie mithilfe einer Wertstromanalyse zielgerichtet bekämpfst. Ein effizienter Wertstrom arbeitet immer nach der Devise Es wird nur das hergestellt, was der nächste Prozess braucht, und auch erst dann, wenn er es braucht.

Neben der Wertstromanalyse kommen im Lean Management auch verschiedene Methoden zur Entwicklung von Maßnahmen zum Einsatz. Zu diesen zählen zum Beispiel das Kanban-System, die Rüstzeitreduzierung und der der One-Piece-Flow. Auffällig ist, dass beim Lean Management großer Wert auf Visualisierung gelegt wird, sodass die einzelnen Methoden von den Mitarbeitern gut verstanden werden.

Kennzahlensysteme sind eine weitere Methode des Lean Managements und werden zum Sichtbarmachen sowie Messen der verschiedenen Prozesse, der gesetzten Verbesserungsmaßnahmen sowie des Fortschritts eingesetzt. Ein Kennzahlensystem enthält zum Beispiel Bestände, Durchführungszeiten, Gesamtanlageneffektivität, Mitarbeiterzahl und Arbeitszeiten.

Mitarbeiterintegration ist ein zentrales und überaus wichtiges Element von Lean Management. Nur so können diese nämlich auf Verschwendung sowie Fehler aufmerksam gemacht und dafür sensibilisiert werden. In weiterer Folge werden Mitarbeiter durch die Integration wesentlich motivierter und sie können außerdem ihr Wissen einbringen, was ebenfalls zu einer Verbesserung des Systems beiträgt.

 

Ist dein Unternehmen reif für Lean Management?

 

Veränderungen können nicht von heute auf morgen umgesetzt werden – schon gar nicht, wenn sie so grundlegend sind, wie die Implementierung leaner Prozesse. Veränderungen können auch nicht an jedem beliebigen Zeitpunkt in Angriff genommen werden, denn vielleicht ist dein Unternehmen noch gar nicht bereit für diese. Werden die Mitarbeiter dennoch Hals über Kopf mit Veränderungen konfrontiert, kann dies rasch in einem Fiasko enden. Daher ist es sehr wichtig, dass du den Ist-Stand deines Unternehmens analysierst, bevor du Umbaumaßnahmen angehst.

 

Mit diesen Schwierigkeiten musst du bei der Implementierung leaner Prozesse rechnen

 

Veränderungen gehen in der Regel nicht ohne Reibungen über die Bühne. Klar, wenn alte Strukturen und Prozesse aufgebrochen und durch neue ersetzt werden, musst du auch mit Widerständen rechnen. Schließlich gilt: Wo gehobelt wird, da fallen auch Späne. Darüber hinaus gibt es auch typische Hindernisse auf dem Weg zum schlanken Management. Daher solltest du dich bereits vor den ersten Schritten mit folgenden Punkten auseinandersetzen:

  • Traditionelle Arbeits- und Denkstrukturen: Um erfolgreich neue Managementmethoden zu implementieren, sind auch immer Offenheit und Flexibilität im Denken erfolgreich. Wer immer an althergebrachten Strukturen festhält und seine Denkweise nie einer Evaluierung unterzieht, wird irgendwann von den Zeichen der Zeit überholt. Ähnliches gilt für Arbeitsstrukturen: Auch hier muss eine grundlegende Offenheit für Veränderungen im Unternehmen vorhanden sein, damit sich neue Prozesse etablieren können.
  • Mangelndes Verständnis und fehlende Kenntnisse von Lean Management: Dies führt nicht nur zu fehlerhafter Umsetzung und damit auch ausbleibendem Erfolg, sondern bereits im Vorfeld zu Missverständnissen und unangebrachter Skepsis gegenüber dem Prinzip Lean Management. Umso wichtiger ist es daher, dass du alle Mitarbeiter deines Unternehmens umfassend über Lean Management, seine Ziele, seine Methoden und seine Vorteile – nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter selbst – informierst. Selbstverständlich musst du die Veränderung und die damit verbundene Vision selbst voll und ganz mittragen, denn nur wenn du absolut überzeugt bist, kannst du auch deine Mitarbeiter überzeugen.
  • Fehlende Unterstützung durch das Top-Management: Veränderungen im Unternehmen müssen immer von allen Ebenen mitgetragen werden. Das gilt selbstverständlich auch für das Top-Management. Dieses muss voll und ganz hinter der Anwendung schlanker Managementmethoden stehen, damit diese erfolgreich umgesetzt werden können.
  • Eine schablonenhafte Konzeptgestaltung: Es gibt nicht ein Universalkonzept, das für alle Unternehmen passt. Konzepte müssen immer individuell erarbeitet und an die jeweiligen Unternehmensstrukturen sowie Ziele angepasst werden. Am Anfang jeder Veränderung muss daher eine Analyse der momentanen Unternehmenssituation sowie der angestrebten Ziele stehen, sodass auf diesen aufbauend ein Konzept entwickelt werden kann.
  • Eine zu schnelle Einführung: Veränderungen sollten niemals, wirklich niemals mit der Holzhammermethode durchgeführt werden. Diese führt nämlich nicht nur unweigerlich zu technischen Problemen bei der Umsetzung, sondern auch zu Widerständen bei der Belegschaft des Unternehmens. Daher solltest du Schritt für Schritt vorgehen und deine Mitarbeiter stets ausführlich über alle Schritte sowie deren Sinnhaftigkeit informieren.
  • Widerstand aus dem mittleren Management: Mit Widerstand ist zu rechnen – das gilt für alle Veränderungen. Bei Implementierungen von Lean Management-Prozessen solltest du vor allem mit Widerständen aus dem mittleren Management rechnen. Setze dich daher bereits im Vorfeld vor allem mit dieser Management-Ebene auseinander.
  • Zu gering ausgebildete Teamfähigkeit: Lean Management setzt auf nahtlos ineinander und miteinander fließende Produktionsprozesse. Damit diese funktionieren können, ist natürlich auch hohe Teamfähigkeit gefragt, schließlich muss nicht nur abteilungsintern, sondern auch abteilungsübergreifend zusammengearbeitet werden. Mangelnde Teamfähigkeit ist daher häufig eines der Hauptprobleme bei der Umsetzung von Lean-Prozessen.
  • Ein falsches Rollenverständnis der Führungskräfte: Veränderungen im Managementprozessen bringen selbstverständlich auch Veränderungen im Rollenverständnis der Führungskräfte mit sich. Diese sollten sich bereits im Vorfeld darüber im Klaren sein und die notwendige Flexibilität im Denken und auch in der Praxis aufbringen. Wenn Veränderungen gelingen sollen, müssen alle im Unternehmen an einem Strang ziehen und das große Ganze als Ziel vor Augen haben.
  • Fehlendes Verständnis von Qualität, Kundennähe und Prozessdenken: Damit etwas funktionieren kann, muss es natürlich auch richtig verstanden werden. Gerade bei der Umstellung auf Lean Management hat sich in der Vergangenheit immer wieder gezeigt, dass ein fehlendes Verständnis grundlegender Faktoren zu Problemen führt. Hier ist es daher wichtig, dass du in deinem Unternehmen umfassende Bildungsarbeit betreibst und auch selbst genau weißt, worum es eigentlich geht.

 

Lean Management – alles eitel Wonne, oder etwa doch nicht?

 

Das Prinzip Lean Management wird nicht immer nur positiv aufgenommen, sondern durchaus auch immer wieder von verschiedenen Seiten kritisiert. Dabei werden unter anderem immer wieder folgende Punkte angeführt:

  • Durch den Wegfall der mittleren Führungsebene würde die Koordinationsleistung nicht verbessert, sondern verschlechtert. Durch den Abbau von Redundanzen und Puffern steige die Störanfälligkeit.
  • Wissensintensive Prozesse ließen sich nicht in Form einer leanen Montagelinie organisieren.
  • Hoher Produktionsdruck und Arbeitseinsatzflexibilität sorgen für Überforderung der Mitarbeiter.
  • Die Vorentwicklungen von Produktinnovationen sei nicht mehr stressfrei möglich.
  • Einige monieren, dass es sich bei Lean Management um ein neo-tayloristisches Konzept handle.
  • Lean Management sei stark in der Herkunftskultur Japans verwurzelt, sodass sich einige damit verbundene Praktiken nicht einfach auf andere Länder übertragen ließen. So wird noch diskutiert, ob die Erfolge der japanischen Konzerne nicht eher der Angepasstheit ihrer Mitarbeiter geschuldet seien als dem leanen Management.

Lean Management in der Praxis – das ist deine Anleitung

 

Theorie ist das eine, Praxis das andere. Wir wollen dir natürlich nicht nur die theoretischen Grundlagen zu Lean Management liefern, sondern dir auch zeigen, wie du diese in deinem Unternehmen praktisch anwenden kannst. Daher haben wir für dich die wichtigsten Werkzeuge, Methoden und Tipps zur Umsetzung leaner Prozesse gesammelt.

 

1. Diese Werkzeuge benötigst du zur Realisierung des Lean Managements

 

kann zwischen vier Werkzeugpaketen zur Umsetzung des Lean Managements unterschieden werden. Diese möchten wir dir im Folgenden näher vorstellen.

 

1. Lean Grundlagen – Arbeitsumfeld und Unternehmensstrukturen

 

Dieses Paket beschäftigt sich mit Strukturen und Arbeitsumfeld, und soll die Basis für eine schlanke Organisation schaffen. Mittels Value Stream Mapping wird der Wertstrom des Unternehmens visualisiert. Das Ziel der 5S-Methode ist es, eine störungsfreie Gestaltung der Arbeitsplätze umzusetzen, an denen Mitarbeiter so arbeiten können, dass Verschwendung vermieden wird. Shojinka bedeutet, Mitarbeitern ein höheres Maß an Selbstverantwortung zu geben und sie durch eine stetige Rotation der Arbeitsplätze sowie der damit verbundenen Konfrontation mit neuen Aufgaben mehr Flexibilität entwickeln zu lassen. Poka Yoke ist die Philosophie der Null-Fehler. Prozesse sollen so eingerichtet sein, dass zufällige menschliche Fehler unmöglich werden.

2. Heijunka – die Harmonisierung des Produktionsflusses

 

Hier geht es um einen Ausgleich der Produktionsmengen, um dadurch den Produktionsfluss zu harmonisieren. Level loading hat die Produktion exakt nach Kundenbedarf zum Ziel, sodass der Kunde die Produkte im Endeffekt aus dem System zieht. Überproduktion wird so vermieden. Unter Sequencing wird der synchrone Betrieb aller Produktionsbereiche verstanden. Die Taktzeit basiert hierbei auf der Verkaufsgeschwindigkeit. Shikumi bedeutet die Synchronisierung sowie Optimierung von Informationen, Mitarbeitereinsatz, Materialien, Ausrüstung und Werkzeugen.

 

3. Just-in-Time – Anlieferung, die durch Bedarf gesteuert wird

 

Produkte sollen erst bei Bedarf produziert und geliefert werden. Eines der Grundprinzipien bei der Umsetzung von Just-in-Time ist die Kundentaktzeit. Diese gibt an, wann eine Produkt fertig sein muss, damit die momentane Nachfrage befriedigt wird. Sie entspricht der verfügbaren Produktionszeit dividiert durch die Kundennachfrage. Materialien, die gebraucht werden, um einen Prozess zu realisieren, werden unter dem Begriff Standard Work-in-Process zusammengefasst. Standardisierte Arbeitsabläufe haben zum Ziel, dass jeder Mitarbeiter jede Arbeit gleicht gut erledigen kann. Um diese zu definieren, wird ein fixer Arbeitsverteilungshauptplan, ein Arbeitsverteilungsblatt sowie ein flexibles Standardarbeitsblatt benötigt. Der Single Piece Flow hat zum Ziel, die benötigte Menge an Produkten exakt Just-in-Time zu liefern. Die Pull Produktion stellt sicher, dass in den vorgelagerten Arbeitsschritten auch wirklich nur das produziert wird, was am Ende auch benötigt wird. Hierbei dient das KANBAN-System der Produktionssteuerung.

 

4. Jidoka – Fertigungssysteme, die bei Problemen gestoppt werden können

 

Stop @ Every Abnormality stellt sicher, dass nur hundertprozentig einwandfreie Qualität an die nächste Station geliefert wird, indem das Fertigungssystem bei Auftreten von Fehlern sofort angehalten wird. Durch Autonomatisierung wird die Beurteilungsfähigkeit vom Menschen auf Maschinen übertragen. Diese können daher autonom arbeiten und Probleme müssen nicht erst vom Menschen entdeckt werden, sondern werden sofort von der Maschine gemeldet.

 

1. So erstellt du eine Wertstromanalyse

 

Das Design deines idealen Wertstroms sollte einem genau geplanten Ablauf folgen. Dieser muss folgende drei Punkte enthalten:

  1. Eine Analyse des Ist-Zustands
  2. Ein Entwurf des Soll-Zustands
  3. Die Konsequente schrittweise Umsetzung der zuvor festgelegten Ziele, bis der Soll-Zustand erreicht wurde.

 

2. Präventive Arbeitsplatzgestaltung mit muri

 

muri ist ein Belastungs-Beanspruchungskonzept aus dem Lean Management. Hinter dem japanischen Wort muriversteckt sich die Überbeanspruchung von Menschen und Maschinen. Hierunter fällt zum Beispiel die Überforderung der menschlichen Aufmerksamkeit, wenn diese auf zwei oder mehrere Aufgaben gleichzeitig gelenkt wird. Hierin sehen Experten eine der größten Fehlerquellen, denn das Risiko, dass es früher oder später zu Verwechslungen kommt, ist stets präsent. In den meisten Fällen kommt es zur strong habit intrusion. Diese besagt, dass sich alte Gewohnheiten unbemerkt wieder einschleichen, bevor sie nachhaltig durch neue ersetzt werden konnten. Diese über lange Zeit eingeschliffenen Verhaltensmuster können in der jeweiligen Situation zwar die richtigen sein, sie können aber auch vollkommen falsch sein. Auf jeden Fall ist das Auftreten von Fehlern so nur eine Frage der Zeit.

Muri setzt die klassische Art der Bewertung von verschiedenen Arbeitssituationen in Arbeitssystemen ein. Dabei wird von der These ausgegangen, dass äußere Bedingungen einen Arbeitsplatz kennzeichnen. Die Belastungen sind für jeden an einem Arbeitsplatz tätigen Mitarbeiter gleich, die Beanspruchung variiert jedoch individuell, denn jeder Mitarbeiter reagiert anders auf Belastungen. Daher können dieselben Belastungen auch unterschiedliche Auswirkungen haben:

  • Interesse an der Tätigkeit, Lerneffekte und fehlerfreie Arbeit als positive Auswirkungen herausfordernder Beanspruchung
  • Desinteresse an der Arbeit, niedrige Leistung, Fehler, hohe Krankenstände sowie Unfälle als negative Auswirkungen von Fehl- oder Überbeanspruchung

Zwischen Herausforderung und Überbeanspruchung ist es oft nur ein schmaler Grat. So müssen Bewältigungsmöglichkeiten und Bewältigungsfähigkeiten positiv eingestuft werden, um eine Beanspruchung als positiv und somit als Herausforderung zu erleben. Ist dies nicht der Fall, kommt es zu einer negativen Bewertung und in weiterer Folge zu einer negativ erlebten Beanspruchung und somit Stress. Bei muri geht es nun darum, letztere Form der Beanspruchung zu vermeiden und Arbeitssysteme auf diese hin zu analysieren. Werden Menschen und deren physiologischen sowie psychischen Bedürfnisse und Grenzen respektiert? Diese Frage gilt es im Zuge der Analyse zu beantworten.

 

Diese Belastungsfaktoren gibt es

 

Überbelastung ist ein erheblicher Stressfaktor. Im Rahmen von muri wird zwischen verschiedenen Belastungsfaktoren unterschieden. Jene Faktoren, die für das Entstehen von Überbelastung verantwortlich sind, müssen identifiziert werden. Dabei kommen zum Beispiel folgende Faktoren infrage:

  • Arbeitsaufgaben: Zu wenige Informationen, hohe Entscheidungsanforderungen sowie hoher Termin- und Zeitdruck führen rasch zu Überlastung.
  • Umgebung: Fehlende Ergonomie, hoher Umgebungslärm, ein unruhiges Umfeld sowie Gefahren lösen Überlastung aus.
  • Organisation des Unternehmens: Unklar geregelte Kompetenzen und kurzfristig sowie ohne große Vorankündigung durchgeführte Veränderungen der Unternehmensstruktur haben oft Überlastung zur Folge.
  • Soziale Verhältnisse: Ein schlechtes Arbeitsklima sowie Konflikte unter den Kollegen oder mit Vorgesetzten können als hohe Belastung empfunden werden.

Arbeitsprozesse werden nach folgenden drei Stufen beurteilt:

  1. Die Stufe der Ausführbarkeit: Arbeit lässt sich kaum pauschal nach ihrer Ausführbarkeit beurteilen, da diese immer von der individuellen Leistungsfähigkeit des jeweiligen Mitarbeiters abhängt. Letztendlich bezieht sich der Begriff Ausführbarkeit darauf, ob es die intellektuellen und körperlichen Eigenschaften eines Menschen erlauben, eine bestimmte Tätigkeit auszuführen. In diesem Bereich spielen auch die Vorgaben der Arbeitssicherheit eine entscheidende Rolle.
  2. Die Stufe der Erträglichkeit einer Tätigkeit: Ob ein Arbeitsprozess erträglich ist, wird anhand systematisierter Parameter ermittelt. Hierfür werden zum Beispiel ergonomische Verfahren wie Muskelbelastung nach VDI und das REFA-System eingesetzt. Ergonomische Datenbanksysteme bieten Daten, anhand derer sich Empfehlungen für die Gestaltung des Arbeitsplatzes ableiten lassen. So liegt der erträgliche Arbeitsenergieumsatz für Frauen bei maximal 220 Watt und für Männer bei maximal 300 Watt.
  3. Die Stufe der Zumutbarkeit und Zufriedenheit mit der Arbeit: Hierbei handelt es sich um einen höchst individuellen Faktor, der einzig und allein vom jeweiligen Mitarbeiter abhängt. Auf jeden Fall hängt die Beurteilung aber von Aspekten wie Entlohnung, Anerkennung, Wertschätzung und Eigenverantwortlichkeit ab. Darüber hinaus spielen auch gesellschaftliche Vorstellungen und Erwartungen eine Rolle. Diese schlagen sich zum Beispiel in Tarifverträgen nieder.

So kannst du Organisation und Arbeit belastungsoptimiert gestalten

 

Es gibt verschiedene Merkmale, die belastungsoptimierte Organisationen und Arbeitsplätze auszeichnen. Grundsätzlich sollte Arbeit immer ergonomisch gestaltet sein. Darüber hinaus spielen auch folgende Faktoren eine wichtige Rolle:

  • Autonomie
  • Entwicklungsmöglichkeiten
  • Lernmöglichkeiten
  • Anforderungsvielfalt
  • Soziale Interaktion
  • Ganzheitlichkeit

Um herauszufinden, wie Arbeitsplätze am besten optimiert werden können und wo es Verbesserungsbedarf gibt, solltest du dich direkt an deine Mitarbeiter wenden. Diese sind nämlich die Experten für ihren jeweiligen Arbeitsplatz und können dir daher aus erster Hand Auskunft über die vorhandenen Belastungen geben. Sie sind dein erster Ansprechpartner, wenn es um Arbeitsbedingungen, Arbeitsabläufe und Arbeitsaufgaben geht. Du kannst keinesfalls auf das Wissen und die Erfahrungen deiner Mitarbeiter verzichten, wenn es um Arbeitsplatzoptimierung geht.

 

Dabei solltest du dich auch an folgenden Merkmalen einer belastungsoptimierten Gestaltung orientieren:

  • Anforderungsvielfalt: Die Erweiterung des Tätigkeitsfeldes durch Job Rotation führt zu unterschiedlichen physischen sowie psychischen Anforderungen und Herausforderungen. Auf diese Weise können Mitarbeiter verschiedene Fähigkeiten und Fertigkeiten einsetzen, während einseitige Beanspruchung gleichzeitig vermieden werden kann.
  • Ganzheitlichkeit: Aufgaben sollten umfassend sein und Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, zu überprüfen, ob ihre Arbeitsergebnisse mit den zuvor gestellten Anforderungen übereinstimmen. Dies steigert die Anerkennung ihrer Tätigkeit durch die Mitarbeiter selbst und sie erhalten zudem auch direkt Feedback über die Qualität ihrer Arbeit von dieser selbst.
  • Autonomie: Die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für Aufgaben müssen eindeutig und in ausreichendem Maß festgelegt sein. So kann das Selbstwertgefühl der Mitarbeiter sowie ihre Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung gestärkt werden. Darüber hinaus erhalten die Mitarbeiter so das Gefühl, etwas bewegen zu können.
  • Vorhersehbarkeit und Durchschaubarkeit: Weise deine Mitarbeiter detailliert in ihre Aufgaben ein und visualisiere alle relevanten Prozessparameter in Echtzeit. So gibst du deinen Mitarbeitern die Chance, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen sowie ihre Leistungsfähigkeit besser einzuschätzen.
  • Soziale Interaktion: Schaffe Aufgaben, die soziale Interaktion sowie Kooperation mit anderen Mitarbeitern erfordern – Stichwort Teamarbeit. Durch die gegenseitige Unterstützung können deine Mitarbeiter besser mit Belastungen umgehen und Schwierigkeiten leichter bewältigen.
  • Ausgeglichenheit des Arbeitsanfalls: Schaffe Puffer zwischen Arbeitsstationen sowie die Möglichkeiten, nach- und vorzuarbeiten. Je weniger Zeitzwänge es gibt, desto höher werden Flexibilität und Qualität.
  • Entwicklungs- und Lernmöglichkeiten: Gib deinen Mitarbeitern die Möglichkeiten, Fortbildungen zu besuchen und konfrontiere sie mit Aufgaben, für deren Bewältigung sie ihre Kenntnisse erweitern müssen. So können sie ihre beruflichen Qualifikationen nicht nur aufrecht erhalten, sondern auch weiterentwicklen. Zudem erhalten sie sich so ein hohes Maß an geistiger Flexibilität.

3. Die 5S-Methode als Weg zu einem effizienten Arbeitsplatz

 

Die 5S-Methode gilt als die wichtigste Basismethode im Lean Management und geht deutlich tiefer als herkömmliches Qualitätsmanagement. Sie dient dazu, Sauberkeit, Sicherheit, Qualität, Effizienz und Ordnung zu verbessern. Die 5S beziehen sich dabei auf:

  • Sortieren
  • Setzen und Anordnen
  • Sauberkeit
  • Standardisierung
  • Selbstdisziplin

Die Forderungen der 5S-Methode lauten:

  • Der Arbeitsplatz muss makellos sauber sein.
  • Alles, was nicht gebraucht wird, kommt weg.
  • Abfall ist als solcher erkennbar.
  • Der Arbeitsplatz ist angenehm gestaltet und hat eine stimulierende Wirkung.
  • Informationen lassen sich schnell und einfach abrufen.
  • Es gibt so wenig Papierkram wie möglich.
  • Routineabläufe können einfach nachvollzogen werden und sind einfach verständlich.

Durch die 5S-Methode ist es möglich, einen Arbeitsplatz so zu gestalten, dass nur jene Gegenstände an diesem sind, die auch auch tatsächlich benötigt werden. Jeder dieser Gegenstände hat dabei auch seinen eigenen Platz. Darüber hinaus sind auch die Abläufe am Arbeitsplatz standardisiert. Um diesen Zustand zu erhalten, sind die Mitarbeiter dazu angehalten, die nötige Disziplin dafür aufzubringen. So können schlanke sowie gleichzeitig effiziente Arbeitsabläufe realisiert werden. Der ideale Arbeitsplatz ist jener, an dem Sauberkeit und Ordnung herrschen, sodass in kurzer Zeit und unter höchster Sicherheit hochqualitative Produkte hergestellt werden können.

 

Diese Vorteile hat die 5S-Methode

 

Die 5S-Methode birgt zahlreiche Vorteile in sich – und zwar sowohl für Mitarbeiter als auch für das Unternehmen selbst. So hilft sie, Verschwendung zu erkennen und zu vermeiden, was schließlich das Hauptziel von Lean Management ist. Darüber hinaus kann mit der 5S-Methode auch ein sicherer und ergonomischer Arbeitsplatzgeschaffen werden. Dies erhöht nicht nur die Produktivität sowie die Sicherheit, sondern schafft auch kürzere Einarbeitungszeiten. Die Verringerung von Störungen am Arbeitsplatz führt ebenfalls zu mehr Effizienz sowie auch dazu, dass Mitarbeiter sich wohler fühlen am Arbeitsplatz. Ein sauberer und ordentlicher Arbeitsplatz hat außerdem zur Folge, dass sich die Qualität der Produkte erhöht und das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen steigt. Zudem ist ein aufgeräumtes Unternehmen jederzeit vorzeigbar. Zu guter Letzt sorgt das Visualisieren der Erfolge für ein gestärktes Gemeinschaftsgefühl. Du siehst also, dass zahlreiche Vorteile für die 5S-Methode sprechen. Ob diese zum Tragen kommen, hängt nicht zuletzt auch von der richtigen Umsetzung dieser Methode ab.

 

Darauf kommt es bei der Umsetzung der 5S-Methode an

 

Es gibt einige Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg der 5S-Methode entscheiden. So solltest du keinesfalls zu langsam vorgehen, denn dies birgt die Gefahr eines Rückfalls in alte Muster. Zudem solltest du darauf achten, dass einzelne Bereiche fertiggestellt werden, bevor die nächsten in Angriff genommen werden. So dienen diese nämlich als Pilot für die anderen. Unterschätze auch den Bedarf an Kapazitäten für Sortieren und Setzen nicht – ein Fehler, der häufig gemacht wird. 5S-Koordinator wie Abfallbehälter und Beschriftungsgeräte sollten griffbereit vorbereitet werden. Vorgänge wie Sortieren und Kennzeichnung sind immer verbindlich, die Kennzeichnung der Gegenstände sowie deren Aufbewahrungsort können jedoch von den Mitarbeitern bestimmt werden. Vorgesetzte sind außerdem für die Auditierung der Mitarbeiter verantwortlich und dienen als Vorbilder für diese.

 

So sieht ein typischer 5S-Arbeitsplatz aus

 

Auf einem Arbeitsplatz, der nach der 5S-Methode konzipiert wurde, hat alles seinen Platz. Dies hat den Vorteil, dass die unproduktive Zeit reduziert wird, da nichts lange nach Gegenständen gesucht werden muss und mehr Zeit für die eigentlich zu erledigende Arbeit bleibt. Dabei ist es wichtig, dass der Arbeitsplatz so organisiert ist, dass alle Gegenstände schnell zur Hand und auch wieder weggeräumt sind und der Aufbewahrungsort sowie die Funktion der dort vorhandenen Gegenstände intuitiv erfasst werden.

 

Das wird zum Beispiel durch die farbliche Kennzeichnung der Gegenstände sowie deren Aufbewahrungsort erreicht. Dabei ist genau festgelegt, wie diese Kennzeichnung aussehen muss. Wichtig ist hierbei auch die Beantwortung folgender Fragen:

  • Welche und wie viele Gegenstände gehören an diesen Platz?
  • Fehlen irgendwelche Gegenstände?
  • Ist jeder bewegliche Gegenstand bereits gekennzeichnet?
  • Wo ist dieser Gegenstand, wenn er gerade nicht gebraucht wird?
  • Wo ist dieser Gegenstand, wenn er gebraucht wird?
  • Wie werden die Gegenstände gelagert?
  • Sind alle Gegenstände einfach und schnell zu finden?
  • Sind alle Gegenstände so gelagert, dass ihre Entfernung der Häufigkeit ihres Gebrauchs entspricht?

Standardisierung spielt eine große Rolle im Lean Management – besonders in Hinsicht auf die ersten 3S. Dabei solltest du folgendermaßen vorgehen:

  • Finde Verantwortliche für die Umsetzung der ersten 3S und lege fest, wann diese welche Aufgaben erledigen. Visualisiere diese Festlegung.
  • Mache 5S durch Kennzeichnungen und Hinweisschilder zu einem fixen Bestandteil der täglichen Arbeit.
  • Überprüfe durch 5S-Audits, ob die 5S auch eingehalten werden.
  • Mache das Nicht-Einhalten von 5S so schwierig wie möglich. Achte darauf, dass nichts auf den Arbeitsplätzen ist, was dort nicht hingehört und nicht benötigt wird. Versuche, Arbeitsschritte logisch mit den dafür benötigten Werkzeugen zu verbinden. Versuche, die Ursachen der Entstehung von Schmutz zu entdecken und diese zu beseitigen. Stelle fünfmal die Warum-Frage, um die Ursache eines Problems herauszufinden, und fünfmal die Wie-Frage, um dafür eine Lösung zu finden.

Neben Standardisierung nimmt auch Selbstdisziplin einen außerordentlich hohen Stellenwert in der 5S-Methode ein. Sie ist eine Grundvoraussetzung für die Einhaltung von Standards und notwendig, um diese zur Gewohnheit werden zu lassen. Darüber hinaus erhöht Selbstdisziplin nicht nur die Produktivität und senkt die Kosten, sondern trägt auch einen wichtigen Teil zur Sicherheit sowie zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

 

Du hast verschiedene Möglichkeiten, die Selbstdisziplin deiner Mitarbeiter zu fördern. So solltest du gemeinsam mit deinen Mitarbeitern 5S-Schlagwörter entwickeln und diese zusammen mit Aktivitäten sowie Ergebnissen auf Postern visualisieren. Vorher-Nachher-Fotos eignen sich ebenfalls hervorragend, um Ergebnisse sichtbar zu machen.

Die 5S-Methode ist ein effektiver Weg, um die Produktivität sowie die Sicherheit an Arbeitsplätzen zu erhöhen. Alles, was nicht benötigt wird, kommt weg, und alles, was benötigt wird, hat seinen fixen Platz. Nichts stört und nichts ist im Weg, sodass deine Mitarbeiter zielgerichtet und effizient arbeiten können.

Die 5S-Methode und die Clean Desk Policy gehen Hand in Hand, denn sie verfolgen dasselbe Ziel: Die Mitarbeiter deines Unternehmens sollen für die Qualität ihrer Arbeit, die Vermeidung unnötiger Kosten in ihrem Bereich sowie unnötige Zeitfresser sensibilisiert werden. Dabei spielen natürlich auch die direkt für sie realisierbaren Benefits eine wichtige Rolle. Zu diesen zählen eine deutliche Entlastung, eine verbesserte Organisation ihres Arbeitsplatzes, die ergonomischere Gestaltung ihres Arbeitsplatzes, mehr Platz sowie eine bessere Zusammenarbeit mit ihren Kollegen.

 

Ordentliche und aufgeräumte Büroräumlichkeiten stehen für ein ordentliches und aufgeräumtes Unternehmen – das nehmen nicht nur Mitarbeiter so wahr, sondern auch Kunden.

 

So gehst du bei der Umsetzung der 5S-Methode am Arbeitsplatz am besten vor

 

Um einen Arbeitsplatz nach der 5S-Methode zu gestalten, solltest du nach den folgenden fünf Schritten vorgehen:

  1. Schritt 1: Aussortieren Finde heraus, welche Gegenstände an einem Arbeitsplatz benötigt werden und welche überflüssig sind. Alles, was doppelt, unbrauchbar und schmutzig ist, kommt weg. Dinge, von denen sich deine Mitarbeiter trotz ihrer Nutzlosigkeit nicht trennen können, können übergangsweise mit einem Red Tag versehen werden. Ihr vereinbart dann gemeinsam einen Zeitraum, in dem die so markierten Gegenstände noch bleiben dürfen. Werden sie in diesem nie benutzt, müssen sie letztendlich aussortiert werden.
  2. Schritt 2: Anordnen Nachdem nun alle überflüssigen Gegenstände aussortiert wurden, müssen die übriggebliebenen richtig angeordnet werden. Das Ziel hierbei ist es, alles, was zur Erledigung täglicher Aufgaben benötigt wird, stets in greifbarer Nähe zu haben, und alles Wichtige auf Anhieb zu finden. Hier können Beschriftungen und Markierungen hilfreich sein.
  3. Schritt 3: Saubermachen Nach dem Aussortieren und Anordnen müssen der Arbeitsplatz sowie die darauf verbliebenen Gegenstände gereinigt werden. Es empfiehlt sich auch, die Reinigungsarbeiten zu dokumentieren. In weiterer Folge sollten sich deine Mitarbeiter täglich fünf Minuten Zeit nehmen, um Ordnung auf ihrem Arbeitsplatz zu schaffen.
  4. Schritt 4: Standardisieren Nun ist es Zeit, auch andere Mitarbeiter und Kollegen miteinzubeziehen und auf diese Weise die positiven Ergebnisse zu standardisieren und auf alle anderen Arbeitsplätze zu übertragen. Zudem solltest du jetzt auch Regeln sowie Verantwortungsbereiche für von allen Mitarbeiten gemeinsam genutzte Bereiche definieren.
  5. Schritt 5: Erhalten Bei diesem Schritt ist die zuvor bereits erwähnte Selbstdisziplin ausschlaggebend, um die neue Ordnung am Arbeitsplatz dauerhaft zu etablieren. Unterstützen kannst du diese zum Beispiel durch in regelmäßigen Abständen veranstaltete Wettbewerbe um den ordentlichsten Arbeitsplatz und laufende Vorher-Nachher-Fotodokumentationen. Besonders hilfreich ist auch eine Checkliste, die du regelmäßig mit deinen Mitarbeitern durchgehst.

 

Deine Checkliste für ordentlich organisierte Arbeitsplätze

 

Die folgende Checkliste hilft dir und deinen Mitarbeitern, nach der 5S-Methode organisierte Arbeitsplätze dauerhaft ordentlich zu halten.

  • Finden sich auf deinem Schreibtisch Utensilien von Kollegen, die momentan im Urlaub sind und diese daher nicht benötigen?
  • Müssen Mitarbeiter oft durch das Büro laufen, um an benötigte Gegenstände zu gelangen?
  • Bleiben Flaschen, Kaffeetassen und Teller oft auf Schreibtischen stehen, nachdem sie nicht mehr benutzt werden?
  • Bist du schon einmal über auf dem Boden herumliegende Gegenstände gestolpert?
  • Hast du auf deinem Schreibtisch schon einmal Gegenstände gefunden, die niemandem gehören?
  • Gibt es in deinem Büro Pakete, deren Inhalt sowie Besitzer unbekannt sind?
  • Ist es dir schon einmal passiert, dass du den Verbandskasten gesucht hast? Und war dieser dann vielleicht auch noch leer?
  • Hast du schon einmal folgende Computer-Meldungen erhalten: „Desktopbereinigung“, Ihr System ist ausgelastet“, Sie haben zu viele Dienste im Hintergrund aktiv“?

Je mehr dieser Fragen mit Ja beantwortet werden, desto größer ist der Handlungsbedarf. Das regelmäßige Durchgehen dieser Checkliste ist daher ein effektives Mittel, um Ordnung im Büro dauerhaft zu etablieren.

 

Ordnung im Büro heißt auch Ordnung auf dem Computer

 

Die 5S-Methode bezieht sich nicht nur auf den analogen, sondern auch auf den digitalen Arbeitsplatz. Um effizient arbeiten zu können, muss nämlich auch auf diesem Ordnung herrschen. Dabei gehst du am besten folgendermaßen vor:

  • Aussortieren: Nicht benötigte Programme müssen von der Festplatte gelöscht werden. Das gilt auch für unnötige Dateien. Dateien, die nur manchmal benötigt werden, sollten auf externen Medien gespeichert und von der Festplatte des Computers gelöscht werden.
  • Anordnen: Um direkt auf täglich genutzte Programme sowie wichtige Ordner und Dateien zugreifen zu können, solltest du Verknüpfungen anlegen. Ein übergreifendes sowie systematisch strukturiertes Ablagesystem, das so wie sein analoges Pendant aufgebaut ist, sorgt zusätzlich für Ordnung auf dem Computer.

Selbstverständlich sollten auch diese Maßnahmen dauerhaft für aufgeräumte digitale Arbeitsplätze sorgen und deshalb in regelmäßigen Abständen überprüft werden.

 

4. Nicht alles, was zusammenarbeitet, ist auch ein Team

 

Die effektive Zusammenarbeit in Teams ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor von Unternehmen. Dabei solltest du niemals den Fehler machen und Teams mit Gruppen verwechseln. Zwischen beiden besteht nämlich ein gravierender Unterschied. Während Gruppen aus mehreren Personen bestehen, die aus individuell verschiedenen Gründen zusammenarbeiten, bestehen Teams aus mehreren Personen, die aus einem Grund freiwillig zusammenarbeiten und demnach auch ein gemeinsames Ziel haben. Gruppen und Teams unterscheiden sich demnach in folgenden Punkten:

  • Gemeinsame Werte
  • Gefühl, eine Arbeitseinheit zu sein
  • Arbeitskultur
  • Arbeitseffizienz

Teams arbeiten wesentlich effizienter als Gruppen und erreichen deutlich mehr als diese. Es reicht daher nicht aus, dass du einfach irgendwelche Mitarbeiter deinem Gutdünken nach zu einer Gruppe zusammenwürfelst, um ein effizientes Team zusammenzustellen. Teambildung erfordert wesentlich mehr – und was genau, erfährst du im folgenden Abschnitt.

Unterschiedliche Ziele, Ängste und Manipulation – das sind die drei Hauptprobleme bei der Teambildung. In Arbeitsgruppen ist es nicht unüblich, dass alle Beteiligten ihre individuellen Ziele anstatt oder vor dem eigentlichen Teamziel verfolgen. Dies führt nicht nur zu laufenden Diskussionen innerhalb der Gruppe, sondern auch zu geringer Effizienz, denn das Teamziel gerät angesichts der Einzelziele sowie den Bemühungen, diese umzusetzen, immer mehr ins Hintertreffen.

Ein echtes Team wird von einem stabilen Wir-Gefühl getragen. Arbeitsgruppen lassen dieses hingegen meist vermissen, was unter anderem oft auch dazu führt, dass sich einige Gruppenmitglieder aufgrund ihrer Ansichten und Meinungen zu bestimmten Themen diskriminiert fühlen. Anstatt diese zu äußern und zu vertreten, beugen sie sich dem Gruppendruck und behalten ihre Sicht der Dinge in Zukunft lieber für sich. So geht wertvoller Input verloren, der wesentlich zum Erreichen des Ziels sowie dessen Qualität beitragen könnte.

Die Mitglieder von Gruppen versuchen oft, diese zu ihrem Vorteil zu manipulieren. Sie verfolgen ihr individuelles Ziel und wollen dessen Erreichen durch bestimmte Informationen und gezieltes Lenken der Gruppenmeinung zur Priorität machen. Dabei sind sie nur auf ihren Vorteil bedacht und kümmern sich kaum um das eigentliche Ziel der Gruppe.

Anhand dieser klassischen Problemfelder wird deutlich, dass es nicht ausreicht, eine Reihe qualifizierter Fachkräfte in einen Raum zu sperren, um ein effizientes Team zu erhalten. Damit ein Team entsteht und dieses auch eine hervorragende Leistung bringt, kommt es unter anderem auf die folgenden drei Faktoren an:

  1. Das Umfeld des Teams: Selbstverständlich beeinflusst das Umfeld die Leistungsfähigkeit eines Teams. So müssen alle wichtigen Informationen zugänglich sein, die notwendigen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, die passende Infrastruktur und vor allem auch eine motivierende Unternehmenskultur vorhanden sein, damit ein Team effizient arbeiten kann. Schenke deinem Team Wertschätzung für seine tägliche Arbeit und honoriere kleine sowie große Erfolge umgehend.
  2. Die Aufgabe des Teams: Nehmen die Mitglieder eines Teams ihre Aufgabe als wichtig und bedeutend wahr, steigt auch ihre Motivation, sich dafür ins Zeug zu legen. Darüber hinaus spielen auch Eigenverantwortung und Autonomie wichtige Rollen bei der Motivation von Teammitgliedern.
  3. Die Mitglieder des Teams: Die effektivsten Teams bestehen aus Mitgliedern mit den unterschiedlichsten Fähigkeiten, die sich optimal ergänzen, sodass das Teamziel erreicht werden kann. Dabei ist es jedoch wichtig, dass die einzelnen Mitglieder des Teams wissen, worüber der andere gerade spricht, auch wenn dieser aus einem ganz anderen Fachbereich kommt. Daher nehmen kommunikative Fähigkeiten und Social Skills bei der Bildung effektiver Teams einen hohen Stellenwert ein.

 

Sind Teams immer die bessere Lösung?

 

Nichts geht über Teams, denn sie bündeln die geballte Power kompetenter Fachkräfte und potenzieren diese, sodass noch bessere Ergebnisse erzielt werden – oder etwa doch nicht? Teams gelten vielen als die Wunderwaffe schlechthin für die Realisierung hochgesteckter Ziele, dabei zeichnen die Ergebnisse wissenschaftlicher Untersuchungen ein deutlich weniger optimistisches Bild.

 

Das heißt nun nicht, dass Teams nicht effektiv arbeiten würden, im Endeffekt kommt es jedoch darauf an, mit welchen Aufgaben sie betraut werden. Nicht jede Aufgabe kann von einem Team automatisch effizienter gelöst werden als von einer Einzelperson. Es liegt also an dir, für Teams geeignete Aufgaben von ungeeigneten zu unterscheiden, und deinen Teams die richtigen Aufgaben zuzuteilen. Anhand folgender Punkte kannst du entscheiden, ob eine Aufgabe für ein Team oder für eine Einzelperson besser geeignet ist:

  • Die Aufgabe ist komplex: Komplexe Aufgaben können von Teams oft besser bewältigt werden als von Einzelpersonen, denn sie benötigen verschiedene Kompetenzen sowie Perspektiven.
  • Es gibt gemeinsame Ziele: Kommt es zu grundlegenden Veränderungen in einer Abteilung oder auch dem gesamten Unternehmen, teilen die einzelnen Mitarbeiter zahlreiche gemeinsame Anliegen und Ziele, die sie miteinander verbinden und eine wichtige Voraussetzung für die Bildung eines funktionierenden Teams sind.
  • Die Aufgaben sind sehr umfangreich: Erfordern Aufgaben viel Zeit, kann eine Einzelperson mit der termingerechten Erledigung überfordert sein. In diesem Fall ist ein Team die bessere Wahl.
  • Die Lösung der Aufgabe erfordert viel Kreativität: Kreativität steigt, wenn mehrere Personen an einer Aufgabe beteiligt sind und diese aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Zudem bringt jeder Kompetenzen aus seinem Fachbereich mit, wodurch gänzlich neue Lösungswege denk- und realisierbar werden.
  • Die Aufgabe erfordert systematisch getroffene Entscheidungen: Teams sind dazu in der Lage, Entscheidungen systematisch anhand methodischer Grundlagen zu treffen. Sie können schnell auf Veränderungen reagieren und haben einen hohen Grad an Flexibilität.
  • Die Lösung der Aufgabe muss auf breite Akzeptanz stoßen: Entscheidungen, die von einem Team getroffen wurden, werden erfahrungsgemäß eher abteilungsübergreifend akzeptiert als von Einzelpersonen erarbeitete Lösungen.

Kurz zusammengefasst lässt sich sagen, dass ein Team immer dann die bessere Wahl ist, wenn unterschiedliche Erfahrungen, Kenntnisse und Fertigkeiten gefragt sind und/oder eine Aufgabe sehr umfangreich ist. Ein Team hat außerdem den Vorteil, dass Problemstellungen und mögliche Lösungen von den einzelnen Teammitgliedern aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden.

 

Teams bergen auch immer Konfliktpotenzial

 

Wo Menschen zusammenarbeiten, entstehen nicht selten auch Probleme. Das ist ganz normal, denn verschiedene Menschen haben auch verschiedene Ansichten, sodass es schnell zu Reibereien kommen kann. In Teams kommt es gerade dann zu Konflikten, wenn die einzelnen Personen unterschiedliche Ziele verfolgen oder auf unterschiedlichen Lösungswegen für Probleme beharren und diese nicht mit denen der anderen vereinbar sind. Grundsätzlich sollten Konflikte immer auf der Sachebene bleiben und niemals auf die Beziehungsebene verschoben werden, denn dann sind sie oft kaum mehr zu lösen.

 

Du hast zudem Möglichkeiten, das Konfliktrisiko zu minimieren, indem du folgende Punkte beachtest:

  • Über- und Unterfordere deine Mitarbeiter nicht.
  • Achte auf individuell verschiedene Ansichten deiner Mitarbeiter und versuche, zwischen diesen zu vermitteln.
  • Beobachte, ob die einzelnen Teammitglieder vielleicht verdeckte persönliche Ziele und Interessen verfolgen.
  • Versuche, die Motivation deiner Mitarbeiter hoch zu halten, sodass diese nicht das Interesse an der Lösung der Aufgabe verlieren.
  • Gib deinen Mitarbeitern so viel Eigenverantwortung und Kompetenzen wie möglich, um ihnen nicht das Gefühl der Machtlosigkeit zu vermitteln.
  • Nimm deinen Mitarbeitern die Angst vor den Konsequenzen ihrer Entscheidungen.
  • Vermeide unfaires Verhalten gegenüber einzelnen Mitgliedern des Teams aufgrund verschiedener kultureller Hintergründe oder Differenzen zwischen einzelnen Teammitgliedern.
  • Halte immer alle Absprachen ein.

Sollte es trotz aller Vorsichtsmaßnahmen dennoch zu Konflikten kommen, empfehlen wir dir zur Lösung ein Vorgehen in folgenden fünf Schritten:

  1. Führe die Konfliktparteien in einen Dialog und moderiere diesen.
  2. Lasse alle Parteien ihre Probleme beschreiben und versucht gemeinsam, die Ursachen für diese zu finden.
  3. Versucht gemeinsam, Lösungsansätze zu erarbeiten.
  4. Bewertet die verschiedenen erarbeiteten Lösungsansätze nach ihrer Umsetzbarkeit und danach, ob alle einen Vorteile aus deren Umsetzung ziehen würden.
  5. Entscheidet euch gemeinsam für eine Lösung und setzt diese um. Der Dialog sollte auch über diesen Zeitpunkt hinaus immer weitergeführt werden.

Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis immer wieder bewährt und kann Konflikte deutlich entschärfen sowie eine für alle Parteien zufriedenstellende Lösung ermöglichen.

 

Lean Start-ups

 

Im Jahr 2011 tauchte der Begriff Lean Start-up erstmals auf. Er hat die Businesswelt nachhaltig verändert und einen weiteren Sektor lean gemacht.

 

Denn: Nicht nur Produktion und Management können heutzutage lean sein, sondern so gut wie alles. Warum also nicht auch Lean Start-ups? Hier treffen zwei Buzzwords aufeinander, die dem geneigten Leser das Wasser im Mund zusammenlaufen lassen. Aus diesem Grund wollen wir uns nicht nur mit Lean Management, sondern auch mit Lean Start-ups näher beschäftigen.

 

Was ist ein Start-up und was ist ein schlankes Start-up?

 

Start-ups, Entrepreneurs, Entrepreneurship – diese Begriffe begegnen einem momentan so gut wie überall. Jeder mit einer Idee kann ein Start-up gründen, die vielen schillernden Erfolgsbeispiel von kleinen Zweimannkellerfirmen, die sich dank einer brillanten Idee sowie einer gehörigen Portion (Über-)Mut und Unternehmergeist ruck-zuck zum Millionenunternehmen entwickelt haben, sind ja auch zu verlockend. Auch die Politik versucht die Gründung von Start-ups zu fördern, wenngleich alte Strukturen deren Gründung und Erfolg nach wie vor häufig im Wege stehen. Nichtsdestotrotz sind Start-ups der heiße S****** der Stunde, mit dem bestehende Industrien disruptiv aufgebrochen und alte Strukturen durch neue ersetzt werden.

 

Was aber ist ein Start-up genau?

 

Nun, standardmäßig wird Start-up als ein junges Unternehmen mit einer besonders innovativen Geschäftsidee definiert, das unter besonders unsicheren Bedingungen arbeitet. Das primäre Ziel eines Start-ups ist es, stark zu wachsen und einen hohen Wert zu erreichen. Anstelle von klassischer Finanzierung treten aufgrund der hohen Risiken Finanzierungsmodelle wie Crowdfunding sowie Venture- und Seed-Kapital.

 

Ob ein Unternehmen ein Start-up ist, hat jedoch nichts mit seiner Größe oder dem Industriezweig zu tun. Kurzum könnte man auch sagen, dass ein Start-up einfach ein gewagtes Experiment ist. Daher überrascht es auch nicht weiter, dass die meisten Start-ups ähnlich wie Sternschnuppen sogleich auch wieder am Horizont verglühen. Der große Erfolg ist nur wenigen bestimmt, aber hey, no risk, no fun.

Wie so vieles andere auch, können natürlich auch Start-ups lean gestaltet werden. Aus dem Silicon Valley stammend ist das Konzept der lean Start-ups mittlerweile auch in Europa verbreitet. Aber wodurch unterscheidet sich ein schlankes Start-up von einem herkömmlichen?

 

Lean Start-ups – Unsicherheit als Chance

 

Lean Start-ups basieren auf dem Ansatz des Lean Management. Dieser Ansatz wird bei Lean Start-ups auf die Unternehmensgründung übertragen. Das bedeutet, dass mit minimalem Kapital und möglichst schlanken Prozessen ein erfolgreiches Unternehmen aufgebaut werden soll. Lean ist hier in erster Linie der Planungsprozess, denn dieser sollte so kurz wie möglich gehalten werden. Viel mehr gilt es, das Unternehmen mit einem Prototypen möglichst schnell auf den Markt zu bringen.

Lean Start-ups sind dadurch gekennzeichnet, dass mit oftmals minimalem Kapital ein Unternehmen gegründet wird. Dieses wird auch ohne große Vorplanung direkt auf den Markt gebracht, denn hier gilt der Grundsatz Learning by doing.

 

Zu den wichtigsten Merkmalen eines Lean Start-ups zählen:

  • Ein interaktiver Produktlaunch
  • Sehr kurze Produktentwicklungszyklen
  • Die große Bedeutung des Kunden-Feedbacks

Das Feedback der Kunden spielt eine so immens wichtige Rolle, da es grundlegende Erkenntnisse zu den Kundenwünschen sowie den Bedürfnissen des Marktes liefert. Diese ermöglichen messbares Lernen und die Optimierung weiterer Produktentwicklungszyklen. Es kann rasch auf Änderungen sowie Wünsche reagiert und das Angebot an diese angepasst werden. In der Praxis würde dies zum Beispiel bedeuten, dass ein Onlineshop mit lediglich einem Produkt an den Start geht, seinen Kunden dabei jedoch komfortables Einkaufen mit unkomplizierten Bezahlmöglichkeiten und schnellem Versand anbietet. Anhand des laufenden Feedbacks der Kunden kann das Sortiment deren Wünschen entsprechend sukzessive erweitert werden.

Beim Aufbau eines Lean Start-ups sind vor allem Risikobereitschaft, der Wille zu lernen sowie Flexibilität gefragt. Machen, ausprobieren, lernen, ändern, spielen – das sind die Schlagworte, die Lean Start-ups definieren.

 

Nicht alles, was ein Start-up ist, ist auch ein Start-up – der Lean Startup-Ansatz als Alternative zu klassischen Innovationsprozessen in Unternehmen

 

Der Ansatz von Lean Startup eignet sich nicht nur, um neuen Unternehmen auf dem Markt zu Erfolg zu verhelfen, sondern auch, um frischen Wind in bereits bestehende zu bringen und diese fit für die Zukunft zu machen. Dazu brauchst du dir nur die Prinzipien des gedanklichen Vaters der Lean Startup-Methode, Eric Ries, genauer anzusehen. Er beschreibt Start-ups als menschliche Institutionen, die eine neue Dienstleistung oder ein neues Produkt in einem Umfeld extremer Ungewissheit entwickeln. Und dies trifft nicht nur auf Start-ups, sondern auch auf alteingesessene Unternehmen zu, wenn diese einen neuen Weg beschreiten wollen. Daher eignet sich dieser Ansatz auch für bereits bestehende Unternehmen und gerade im Zuge der digitalen Transformation.

Beim Vergleich herkömmlicher Innovationsprozesse mit dem Lean Start-up-Ansatz fallen rasch zahlreiche Unterschiede ins Auge:

 

Traditionelle Innovationsprozesse

  1. Marktforschung
  2. Erstellung eines Konzepts
  3. Entwicklung eines Prototyps und Funktionstests
  4. Markttests
  5. Fertiges Produkt

 

Lean Startup-Ansatz

 

  1. Idee
  2. Bau des Produkts
  3. Produkt kommt auf den Markt
  4. Messen von Daten/Kundenfeedback
  5. Sammeln von Daten
  6. Lernen
  7. Weiterentwicklung des Produkts

 

Das sind aber noch nicht die einzigen Unterschiede. Während es sich bei traditionellen Innovationsprozessen nämlich um lineare Prozesse handelt, die einen Anfang und ein Ende haben, handelt es sich beim Lean Startup-Ansatz um einen Zyklus, der sich immer wieder wiederholt. Auf diese Weise kann eine ständige Verbesserung des Produkts sowie eine laufende Anpassung an die sich verändernden Anforderungen des Marktes gewährleistet werden – ein Vorteil, der klar für das Konzept Lean Startup spricht.

Traditionelle Innovationsprozesse haben den Nachteil, dass sie den Kunden nur ganz zu Beginn in der Phase der Marktforschung berücksichtigen. Das Produkt wird entwickelt, das Marktfeedback wird aber erst eingeholt, nachdem die Entwicklung abgeschlossen ist. Dieses Vorgehen wird von den meisten alteingesessenen Unternehmen bevorzugt, weil diese aus Angst vor Imageschäden auf Nummer sicher gehen möchten und daher keine halbfertigen Produkte präsentieren wollen. Zudem soll die Entwicklung eines neuen Produktes möglichst geheim gehalten werden, damit keine Informationen an Konkurrenzunternehmen gelangen. Außerdem könnte es Probleme mit der Patentierbarkeit geben. Diese Gründe für das Bevorzugen eines traditionellen Innovationsprozesses sind zwar durchaus nachvollziehbar, dieser lässt aber dennoch sehr wenig Flexibilität. Und gerade diese ist heutzutage so enorm wichtig.

Flexibilität bezieht sich in Hinsicht auf Innovationsprozesse letztendlich nicht nur auf die Fähigkeit, rasch Änderungen an einem Produkt vornehmen zu können, sondern auch auf das richtige Mindset, das eben auch flexibel sein sollte. Du musst dazu in der Lage sein, womöglich aufwendig erarbeitete Lösungen loszulassen – auch wenn vielleicht jede Menge Zeit und Geld in diese investiert wurden. Letztendlich geht es immer darum, das ein Produkt zu einem Erfolg wird.

 

Der Lean Startup-Ansatz fördert und fordert diese Flexibilität und ist somit perfekt auf die Anforderungen der heutigen Zeit zugeschnitten.

 

So gehst du beim Lean Startup-Ansatz am besten vor

 

Der Lean Startup-Ansatz gleicht einem Lernprozess, der niemals wirklich abgeschlossen ist. Es handelt sich um eine iterative Methode, bei der an oberster Stelle eine Vision als langfristig zu erreichendes Ziel steht. Dabei solltest du in folgenden Schritten vorgehen:

  1. Am Anfang des Prozesses steht deine Idee für ein Produkt oder eine Dienstleistung.
  2. Auf diese Produktidee folgt der Businessplan.
  3. Anhand deiner Idee entwickelst du jetzt einen Prototyp deines Produktes.
  4. Annahmen sind ein grundlegender Bestandteil von Innovationsprozessen. Um dein Produkt auf Herz und Nieren zu prüfen, solltest du die risikoreichsten Annahmen – Hypothesen – heraussuchen und überprüfen.
  5. Nun wird das Produkt entwickelt – aber nicht irgendeines, sondern das MVP – das Minimal Viable Product. Dieses zeichnet sich dadurch aus, dass es das Produkt mit den minimalsten Eigenschaften und Anforderungen ist. An diesem werden die zuvor ausgewählten Hypothesen überprüft. So werden weder Zeit noch Geld verschwendet und nur das getan, was wirklich nötig ist – komplett lean eben.
  6. Getestet wird das MVP an zukünftigen Kunden. Gibt es einen Bedarf für dieses Produkt? Wie viel Nutzen hat das Produkt für die Kunden? Sind sie bereit, den geforderten Preis dafür zu bezahlen? Hebt sich das Produkt deutlich von jenen der Konkurrenz ab? Diese Fragen werden in diesem Schritt dank Kundenfeedback beantwortet.
  7. Die Erkenntnisse aus dem letzten Schritt fließen in die Weiterentwicklung des Prototypen ein und ermöglichen dessen Optimierung.
  8. All diese Schritte werden so lange wiederholt, bis das Produkt fertig ist.

 

Die Vorteile dieser Methode kristallisieren sich klar heraus: Zum einen reduziert sich das Risiko deutlich, zum anderen steigt die Geschwindigkeit. Darüber hinaus kann auch Verschwendung eliminiert werden. So lassen sich Unternehmen und Projekte schnell und mit niedrigen Kosten erfolgreich auf Schiene bringen.

 

Work smarter not harder – darum funktioniert Lean Startup so gut

 

Warum mehr und härter arbeiten als nötig? Erfolg geht immer auch mit Effizienz einher und genau diesen Ansatz verfolgt die Lean Startup-Methode. Alles Überflüssige und Unnütze wird entsorgt, sodass die reine Essenz des Wichtigen übrig bleibt. Und was braucht es mehr, um ein Unternehmen oder ein Projekt zum Erfolg zu machen? Genau, nichts. Alles andere ist unnötiger Ballast, der Erfolg sogar im Weg steht. Überflüssige Tätigkeiten sind somit kein Zeichen für besonderen Fleiß, sondern für Ineffizienz. Niemand sollte Energie in etwas investieren, das nicht benötigt wird. Dies ist Verschwendung von Ressourcen und somit Gift für jedes Unternehmen. Der Ansatz von Lean Startup wirkt dem entgegen und schafft somit die optimalen Voraussetzungen für Erfolg.

Die Lean Startup-Methode geht von der Prämisse aus, dass jedes Start-up ein großes Experiment ist, das eine ganz bestimmte Frage beantworten möchte. Dabei geht es nicht darum, ob ein Produkt gebaut werden kann, sondern darum, ob es gebaut werden sollte. Auch die Frage, ob es möglich ist, ein nachhaltiges Geschäftsfeld um die jeweilige Dienstleistung bzw. das jeweilige Produkt herum aufzubauen, spielt eine wesentliche Rolle.

 

Ist das Produkt einmal so weit, dass es großflächig vertrieben werden kann, gibt es bereits eine Reihe von Kunden, die es ausprobiert und mithilfe ihres Feedbacks zu seiner Verbesserung beigetragen haben. Das Produkt hat sich bereits bewährt und wurde direkt am Kunden entlang entwickelt. Auf diese Weise kann es Kundenanforderungen optimal erfüllen.

 

SparkFun als Erfolgsbeispiel für Lean Startup

 

Mittlerweile gibt es zahlreiche Unternehmen, die es mit dem Lean Startup-Ansatz erfolgreich geschafft haben, sich als fixe Größen auf dem Markt zu etablieren. Zum Teil können diese heute Millionenumsätze vorweisen und gelten somit zurecht als leuchtende Beispiele dafür, wie Bootstrapping funktionieren kann. Und nichts anderes ist der Lean Startup-Ansatz letztendlich: Das sich an den eigenen Schnürsenkeln hochziehen, ohne dabei auf Hilfe von außen zurückgreifen zu können. Wir haben das Unternehmen SparkFun ausgewählt, um dir anhand dieses Start-ups zu zeigen, wie erfolgreiches Lean Startup in der Praxis aussieht.

Die Idee für das Unternehmen SparkFun wurde aus Frustration heraus geboren. Im Jahr 2002 war Unternehmensgründer Nathan Seidle im Internet auf der Suche nach Elektronikersatzteilen. Diese Suche verlief nicht nur ziemlich erfolglos, sondern ließ Seidle auch frustriert mit der damaligen Situation zurück: So war nicht nur das Angebot an Elektronik-Onlineshops ziemlich mager, die einzelnen Produkte wurden zudem auch mehr als dürftig präsentiert. So zeigten die Shops nicht einmal Bilder ihrer Ware. Dieser Umstand zeigte Seidle jedoch gleichzeitig auf, dass in diesem Bereich eindeutig Handlungsbedarf bestand. Warum also nicht einen anständigen Onlineshop für Elektronik gründen? Mit scharfen Bildern, die nicht nur das Produkt selbst, sondern auch alle Details zeigen? Und schon war die Idee für SparkFun geboren. Der Name seines Unternehmens war dann auch das Erste, was 2003 feststand. Alles andere stand für Nathan Seidle zum damaligen Zeitpunkt noch in den Sternen – unter anderem auch, was er in seinem Onlineshop eigentlich genau verkaufen wollte. So startete er mit lediglich einer Handvoll Produkte, konnte jedoch sofort nach dem Launch des Shops Bestellungen verzeichnen. Auch wenn es sich dabei nur um ein bis zwei Aufträge täglich handelte, war es doch ein Beginn. Seidle beschränkte sich auch nicht auf den Verkauf von Elektronik, sondern bot Besuchern auch Tutorials und realisierte Projekte mit den im Onlineshop erhältlichen Produkten.

 

Im Jahr 2004, nach seinem Abschluss an der University of Colorado, begann Seidle schließlich damit, hauseigene Elektronikteile zu entwickeln und in seinem Shop anzubieten. Diese Entwicklung hat bis heute kein Ende genommen, sondern wird vom Gründer des Onlineshops stetig weitergeführt.

Heute hilft SparkFun seinen Kunden, ihre Projekte in die Realität umzusetzen. Darunter finden sich Höhenballons ebenso wie Touchscreen-Mäuse. Zu den Kunden von SparkFun zählen Heimwerker, Künstler, Designer, Lehrer und Techniker, die sich von der Produktvielfalt des Shops bestehend aus LEDs, LCDs, Feuchtigkeitssensoren und vielem, vielem mehr angesprochen fühlen. Auch die Tutorials wurden mittlerweile ausgeweitet und durch ganze Onlinekurse ergänzt. So ist es Nathan Seidle gelungen, ein umfassendes Rundum-Programm für alle Technikbegeisterten anzubieten, das so gut wie keine Wünsche offenlässt. Aber wie hat es Nathan Seidle mit SparkFun so weit geschafft?

 

Der Start aus dem Nichts

 

SparkFun startete mit $2500 Schulden – $2000 investierte Seidle in Produkte, $500 in Infrastruktur. Auf den Kauf von Versandboxen vergaß er, was dem Erfolg seines Unternehmens jedoch keinen Abbruch tat und heute jede Menge Stoff für Späßchen liefert. Nachdem er seinen ersten Satz an Produkten verkauft hatte, investierte er das damit eingenommene Geld, um den nächsten Satz zu kaufen. Diesen Prozess hat er so lange wiederholt, bis schließlich etwas Geld für ihn abfiel, was rund drei Jahre nach dem Start des Onlineshops zum ersten Mal der Fall war.

 

Heute hat SparkFun 120 Mitarbeiter und Umsätze in zweistelliger Millionenhöhe. Besonders interessant: Das Unternehmen schrieb von Anfang an schwarze Zahlen. Dabei reinvestierte Seidle rigoros so gut wie alle Einnahmen in bessere Infrastruktur sowie neue Produkte, um die steigende Nachfrage zu befriedigen.

Vor der Gründung von SparkFun hatte Nathan Seidle noch nie in einem Unternehmen gearbeitet. Dies sieht er heute zugleich als Vor- sowie auch als Nachteil. Zum einen fehlte ihm die Erfahrung aus dem Arbeitsalltag, zum anderen konnte er jedoch unvoreingenommen an alles herangehen und so seine ganz eigene Vision eines Arbeitsplatzes in die Realität umsetzen. So ist es heute kein Problem für seine Mitarbeiter, den Hund oder das Skateboard mit in das Büro zu bringen. So lange es die Arbeit nicht stört, why not? Mit dieser Philosophie hat Seidle es geschafft, jede Menge glücklicher Mitarbeiter um sich zu versammeln, auch wenn er dabei zugibt, nicht immer alles nachvollziehen zu können, was diesen so wichtig ist. Nichtsdestotrotz respektiert er deren Wünsche aber. Er betont, dass SparkFun kein Ort für engstirnige Menschen sei, sondern ein Pool individueller Charaktere mit unterschiedlichen Hintergründen und Interessen. Diese haben jedoch alle eines gemeinsam: Sie arbeiten hart für den Erfolg des Unternehmens. Und dieser Erfolg ist sicherlich nicht zuletzt auf die große Vielfalt im Unternehmen zurückzuführen.

Nathan Seidle brach mit SparkFun mit zahlreichen Konventionen. Er hielt sich auch nicht an den Grundsatz, niemals Freunde oder Familienmitglieder einzustellen. Heute arbeiten nicht nur zahlreiche seiner Freunde in seinem Unternehmen, sondern sogar sein Bruder und seine Mutter. Anderen Gründern gibt er dabei Folgendes als Leitsatz mit: If you work with good people, they tend to multiple. Als Ziel für die Zukunft gibt Seidle an, Menschen zu mehr Kreativität ermutigen zu wollen und ihnen zu zeigen, was sie selbst alles realisieren können – Dream Big and let SparkFun help with the details.

 

Lean Management und Lean Startup – schlank zum Erfolg

 

Lean Management wurde aus dem Lean Production-Ansatz des japanischen Automobilherstellers Toyota entwickelt und beschreibt schlanke Management-Prozesse, die sich auf das wesentliche beschränken. Auf diese Weise werden keine Ressourcen verschwendet und ein Höchstmaß an Effektivität erreicht.

 

Ähnlich verhält es sich mit Lean Startup: Auch hier geht es um schlanke Prozesse und das Vermeiden von Verschwendung. Dabei eignet sich dieser Ansatz nicht nur für Start-ups, sondern auch für Change-Management in alteingesessenen Unternehmen. Mithilfe des Lean Startup-Ansatzes lassen sich neue Prozesse besonders schnell und effektiv umsetzen, da Unwichtiges weggelassen und nur Wichtiges in Angriff genommen wird. Wir können dir beide Ansätze empfehlen, wenn du neue Prozesse implementieren oder aber für mehr Effektivität in deinem Unternehmen sorgen willst. Mit dem Lean-Ansatz kannst du dein Unternehmen schlanker machen und überflüssige Pfunde verlieren, sodass es beim Wettlauf wieder vorne mitmischt.

 

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Frisches Hörfutter direkt auf dein Smartphone

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